Где и как правильно снять, подписать и заверить копию трудовой книжки. Как заверить копию трудовой книжки с вкладышем

Содержание:

Где и как правильно снять, подписать и заверить копию трудовой книжки

Устроившись на работу официально, работник всегда сдает оригинал своей трудовой книжки работодателю. Так как данный документ является подтверждением трудовой деятельности человека за всю его жизнь, то организации, которые нуждаются в предъявлении им копии данного документа, устанавливают высокие требования к его заверке. Существует основное правило того, как правильно подписать копию трудовой книжки. Важно, чтобы на каждой странице копии стояла подпись ответственного лица или директора организации. Но перед заверкой нужно правильно снять копию.

Правила снятия копии с трудовой книжки

  • Копия снимается только на копировальной машине и только с оригинала документа. Не допускается снятие копии с копии документа или распечатка фотографии с телефона или фотоаппарата.
  • Первым копируется разворот, где указаны личные данные, дата и место выдачи книжки сотруднику, и только потом остальные листы. Пустые листы не копируются. При наличии в книжке вкладыша с него также снимается копия. Возможно включение в копию листов о поощрениях, если таковые имеются.
  • Копия каждого разворота должна быть на отдельном листе А4, хотя иногда допускается и наличие копии двух разворотов трудовой на одном листе.
  • Завершать копию должен лист с местом работы на данный период времени.
  • Если запись о текущем месте работы сделана на последней строке страницы трудовой, то нужно обязательно сделать копию следующего пустого разворота.
  • Обратите внимание на точную последовательность копий разворотов, так как в случае несоблюдения этого правила копию могут не принять запрашиваемые органы.
  • Как заверить записи в трудовой книжке

    Одной лишь подписи руководителя недостаточно для заверки данного документа. На каждой странице, в том числе и последней, обязательно должны быть поставлены:

    • печать;
    • надпись «Копия верна»
    • должность ответственного лица;
    • подпись;
    • дата заверки.
    • Важно, чтобы и надпись, и печать располагались наполовину на копии разворота и наполовину на чистой части листа.

      Помимо этого, копия должна содержать запись, что специалист «работает по настоящее время», на последней странице трудовой книжки.

      Все копированные листы в последовательном порядке должны быть прошиты вместе, а место сшивки заклеено небольшим листом бумаги, на котором отмечается количество листов и пишется фраза: «всего пронумеровано и прошнуровано». Ниже записываются инициалы и фамилия человека, подписывающего документ. Обратите внимание на то, как правильно подписывать копию трудовой книжки, и перепроверьте наличие всех подписей.

      Где заверять копию трудовой книжки

      Заверка копии производится в отделе кадров фирмы или компании, где работает сотрудник. При отсутствии в организации такового отдела, копия трудовой заверяется человеком, ответственным за персонифицированный учет сотрудников, например, главным бухгалтером. Также заверка может быть сделана самим директором или руководителем организации.

      Копия выдается в течение недели со дня подачи заявления специалистом на ее выдачу и строго в руки сотруднику. Желательно, чтобы он был осведомлен о том, как правильно заверить копию трудовой книжки, чтобы проверить правильность ее оформления.

      Заверенная копия будет принята любой организацией, однако все же стоит уточнить возможные особые требования к заверке данного документа.

      Выдача дубликата трудовой книги

      В случае утери трудовой книжки или если она пришла в негодность, в соответствии с Трудовым кодексом РФ сотруднику следует выдать ее дубликат. Его оформление происходит на текущем месте работы специалиста. Как правильно сделать дубликат трудовой книжки?

    • Для начала необходимо собрать некоторые документы:
    1. подтверждающие документы;
    2. документы организации;
    3. чистый бланк трудовой книжки;
    4. печать предприятия;
    5. бланки соответствующих документов.
      • Сотрудник должен подать заявление на имя основного лица компании о выдаче дубликата, где обязательно ставит свою подпись и дату. Директор организации должен рассмотреть поданное заявление, проставить на нем резолюцию, заверить печатью организации и подписать в случае согласия.
      • Руководителем компании издается приказ о выдаче дубликата.
      • На титульном листе трудовой книжки пишется слово «дубликат», далее указывается фамилия, имя и отчество сотрудника, а также место и дата рождения, образование (среднее, среднее специальное, профессиональное или высшее). Здесь же должен быть указан суммарный стаж работника до поступления на текущее место работы.
      • По порядку, согласно датам приема и увольнения, вписываются сведения о предыдущих местах работы (наименование организации, дата приема и увольнения, номер и дата документа, подтверждающего работу специалиста в той или иной компании). Каждая запись заверяется печатью организации, прописывается занимаемая должность заверителя, его инициалы и фамилия, ставится подпись. Сотрудник должен быть ознакомлен с каждой записью под подпись.
      • Если в каком-либо из предъявленных документов о подтверждении места работы содержатся неполные или неточные сведения, то такая запись не включается в дубликат трудовой книжки.
      • Дубликат трудовой книжки выдается в течение пятнадцати дней с момента подачи соответствующего заявления лично в руки.
      • Как правильно оформить и заверить трудовую книжку в 2019 году

        Оригинал документа всегда расположен в сейфе отдела по учету кадров в компании, где сейчас числится специалист. Поэтому если работнику нужно предоставить сведения из трудовой книжки в какую-то стороннюю организацию, потребуется правильно заверить ее по установленному строгому образцу.

        Трудовая книжка отражает совокупность информации о человеке, относящейся к предыдущей занятости в хронологическом порядке и настоящей работе: название (или ФИО, если работодатель ИП) компании, кем работает, даты устройства на предприятие и увольнения с него, должностные перемещения, награды, отличия, а также примененные штрафные санкции и нарушения. Наиболее сильно влияет содержимое документа на показатель длительности беспрерывного стажа. Это число используется при расчете пенсии. Необходим и учет совокупного опыта при отклике на вакансию в следующую компанию. Используется документ и в прочих ситуациях. Например, при заявке в финансовую структуру на выдачу крупных ссуд, займов и ипотеки.

        Инструкция по заполнению

        Заинтересованные структуры требуют копии всех страниц трудовой книжки. Не важно, есть на них какие-либо пометки или нет. Содержащаяся на титульном листе информация оформляется соответственно предъявленному делопроизводственному регламенту. На разворотах вписываются установленные формулировки обо всех операциях в профессиональной жизни владельца. К таким относятся трудоустройство в компанию, внутренний и внешний перевод между организациями и должностями, а также завершение карьеры в данной фирме, попросту увольнение.

        Законодательство требует обязательного ведения этих документов для всех служащих. Их соответствие требованиям влияет на дальнейшую судьбу работника после наступления пенсионного возраста. Ниже рассмотрены общие для всех правила внесения событий в трудовые книжки.

        Первый лист, он же титульный, отражает общие данные о владельце документа. Заполнение возложено на специалиста кадровой службы фирмы, которая открыла карьерный путь специалиста – первая официальная работа. На нем указываются ФИО, дата рождения, полученный уровень образования, специальность. В нижней части страницы подписываются оформленный специалист и заполнявшее лицо. Ставится печать оформителя.

        При изменении данных работника вносятся соответствующие коррективы. Старая запись одной тонкой линией перечеркивается. Важно это сделать аккуратно, чтобы написанное ранее было разборчиво для чтения. Рядом пишется обновленная информация. Причина, по которой происходит исправление данных, указывается на обложке. Например, свидетельство о заключении или расторжении брака, которое объясняет смену фамилии. Аналогично дополняется полученное образование.

        Текст пишется вручную. Используются прописные буквы. Ручка допускается шариковая, гелевая или перьевая. Цвет ручки — любой классически используемый для письма – синий, черный. Другие письменные принадлежности запрещены. Сокращения не принимаются.

        При приеме в организацию

        В верхних строках пишется полное наименование организации или ставится специальный штамп фирмы. Если это подразделение или филиал, уточнение указывается в шапке. Строкой ниже в левой колонке ставится хронологический номер записи и ее дата. Число записи совпадает с числом трудоустройства, а не приказа. Справа прописывается повод – номер и дата приказа. Также указывается в средней графе повод осуществления записи – прием на работу.

        При внутреннем и внешнем переводе

        Различают несколько видов переводов: внутренний (внутри организации без изменения руководящего состава) и внешний (в другую организацию с изменением руководства). Необходимо согласие работника на проведение процедуры. В полях документа вносятся данные о приказах с обоих мест работы при внешнем переводе – и откуда уволили, и куда приняли.

        Совместительство и частичная занятость

        Занятость по совместительству не требуется фиксировать в Трудовой. Но для работника это только дополнительный плюс. Поэтому, если работодатель первой работы не возражает, лучшее запись сделать. Потребуется предоставить справку с дополнительного места работы и заверенный приказ о назначении. В справке указываются:

      • реквизиты организации-работодателя по совместительству;
      • вакансия, которую работник занял;
      • дата выпуска приказа о зачислении в штат.
      • Получив вышеуказанные документы, основной работодатель издает приказ для кадровой службы. В нем изложено требование вписать дополнения и изменения в главный документ работника. Требования директора исполняются в соответствии с делопроизводственными форматами записей.

        Награждения и благодарности

        В нашей стране предусматривается возможность поощрений, награждений и благодарностей трудящимся. Для этих целей предусмотрен отдельный раздел в документах. Его заголовок — «Сведения о награждениях». Этот раздел позволяет в дальнейшем доказать не только свой стаж, но и особые отметки, чем увеличить свою ценность как сотрудника.

        Увольнение работника из организации

        Сотрудник может быть уволен на разных основаниях. В России предусматриваются следующие возможные варианты:

      • по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
      • из-за прогулов и нарушений внутренней дисциплины и закона (подпункт «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
      • вследствие сокращения штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
      • по причине смерти трудящегося (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
      • Запись делается в последний рабочий день сотрудника. То есть если после написания заявления об увольнении работодатель требует отработать еще 2 недели, запись будет сделана в дату последнего рабочего дня из этих двух недель. В некоторых случаях работник может оспорить увольнение в судебном порядке. Если судом принята сторона истца, в трудовой делается запись о недействительности одной из предыдущих формулировок.

        Смена реквизитов организации

        В процессе хозяйствования фирма может менять свою организационно-правовую структуру и наименование. При реструктуризации в трудовую книжку работников также проставляются данные об изменениях.

        В столбцах с порядковым номером и датой не ставится ничего. В среднем поле пишется предыдущее и новое наименование. Справа проставляется приказ, его номер и дата.

        Недействительные и пропущенные записи

        Ошибочные записи можно отменить внесением записи-корректировки. Пропущенные по какой-либо причине записи можно вносить и без соблюдения хронологии. Законодательством это не запрещено, но и не приветствуется. У работника в дальнейшем могут возникнуть спорные моменты при оформлении пенсии. Для внесения пропущенной записи проставляется текущий порядковый номер и дата в соответствующих столбцах. В центральной части прописывается нужная фактическая дата события и его содержание. Справа – приказ.

        Вкладыш при заполнении всех листов

        Трудовая книжка содержит конечное число страниц. Бывают ситуации, когда она может закончиться. Это не значит что работник непозволительно часто менял работу. Такое встречается регулярно. Паниковать не стоит, начинать новый документ тоже нет нужды. В этом случае работник докупает специальный вкладыш в киосках или канцелярских магазинах. Представитель фирмы заполняет вкладыш, руководствуясь данными предоставленных работником документов. Вносятся только сведения, действительные на данный момент времени. Все внесенные данные заверяются сотрудником кадровой службы и работником. Ставится печать организации.

        Обычно дополнение вшивается в конец книжки. Важно не повредить обложку. Без самой трудовой книжки вкладыш недействителен. Если в форму вносятся изменения уже после подшивания вкладыша, они регистрируется во всех частях. Законодательством не предусмотрено ограничение количества вкладышей. Их может быть сколько необходимо для целей учета.

        Никто не застрахован от утраты документов. Трудовая книжка также может затеряться (при переезде, ликвидации старой фирмы и т.д.) или испортиться при несоблюдении правил архивного хранения важной документации. Спасает ситуацию дубликат. Но кто должен осуществлять его выдачу и как восстановить все данные?

        Если работник сам потерял или испортил документ, забыл его либо попал в чрезвычайную ситуацию, он должен самостоятельно восстанавливать содержимое. Обращаться нужно в последнюю фирму, которая делала запись в книжку.

        Порча или утрата книжки фирмой влечет обязанность ее восстановления собственными силами кадровой службы. Они могут запрашивать справочную информацию в Пенсионном Фонде, ФСС, на прошлых местах работы, у самого сотрудника.

        Для восстановления необходимо предоставить все имеющиеся данные о прошлых местах работы: справки, трудовые договора, грамоты, сертификаты, приказы. Все данные последовательно вносятся в новый бланк. В верхней части титульного листа нужно проставить надпись «Дубликат».

        Другие особенности ведения трудовых книжек

        В вопросах ведения трудовых книжек есть свои спорные моменты. Например, ведение книжек ИП, госслужащих, самостоятельное внесение записей, наличие печати. Ответы на эти вопросы ниже.

        Индивидуальный предприниматель не ведет на себя трудовую книжку. Такое возможно только при открытии ООО, где учредитель выступает и руководителем. Также необходимо вести этот документ, если параллельно с самозанятостью ИП трудоустроен в другой организации. Именно в кадровой службе официального места работы будет храниться трудовая.

        Согласно законодательству, физические лица не имеют права вносить изменения в собственную трудовую книжку. Все записи должны быть сделаны работником кадровой службы или другими ответственными лицами организации, если кадровиков нет. Записи должны подтверждаться подписями и печатью. Есть одно исключение – внесение данных о наградах или благодарностях, если таковые были объявлены на прошлом месте работы, но так и не внесены в трудовую до увольнения. Нюанс – должен быть на руках подтверждающий документ.

        В организациях практикуют новый способ защиты документов от фальсификации – специальные голограммы. Законодательством они приняты, но не обязательны. Организация не обязана ее вклеивать в трудовые книжки персонала. Кстати, если в организации все же присутствует такая практика, четкого места в трудовой для голограммы не предусмотрено. Но, как и любая наиболее важная информация о владельце книжки, она зачастую вклеивается на титульном развороте.

        Если организация работает с печатью, то присутствие ее оттиска обязательно на всех документах, предусматривающих места печати. В трудовой ставится печать отдела кадров. Если такой нет, то фирменная печать организации. По новым законам ИП и юр. лица вправе не делать печать. В этом случае обязательно должна фигурировать подпись, что организация осуществляет деятельность без использования фирменной печати.

        Заверение копии трудовой книжки

        При заявке на кредит важно, чтобы оформитель числился в компании не менее определенного срока. Обычно не меньше 6 месяцев, в зависимости от суммы, вида и назначения получаемой ссуды. То есть трудовая книжка в момент оформления хранится в фирме работодателя. Забрать ее работник не имеет права, но может получить заверенную копию на руки. Занимается заверением обычно бухгалтерия или отдел работы с персоналом. Но может возникнуть необходимость самостоятельного оформления. Например, если организация маленькая.

        Заверенная копия должна содержать несколько важных элементов: печать организации, подпись и расшифровку ответственного лица, фразу «копия верна», дату заверки. На последней странице должна быть надпись «Работает в должности по настоящее время».

        Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

        +7 (499) 577-03-71
        (Москва)

        Как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году

        Как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году и при этом соблюсти все требования законодательства? Расскажем об этом.

        Читайте в нашей статье:

        Правила заверения трудовой книжки

        Копия трудовой предоставляется в течение 3 дней по письменному заявлению сотрудника на имя руководителя, в котором указана причина запроса. Отказать в этом кадровый специалист не имеет права (62 ст. ТК). Если организация малочисленна, допустимо и устное заявление, но лучше все-таки сделать все правильно. Указывать организацию-получателя не обязательно, но это в интересах самого работника: так «кадровик» сможет сделать документ с учетом требований получателя.

        Скачать документы из статьи:

        В то же время выдавать книжку на руки до момента увольнения нельзя (за исключением случаев, когда оригинал требуется для Пенсионного фонда). Следовательно, необходимо сделать копию.

        Это может быть распечатанный скан документа или перенабранный и распечатанный текст, который заверяется. Копия трудовой может потребоваться во многих случаях: чаще всего для того чтобы получить в банке финансовый кредит либо подтвердить резюме, обосновать запрос на получение визы и т.д. Также она может потребоваться и самому работодателю, для расчета пособий.

        Если выбран метод сканирования, необходимо оставить оригинальный размер документа, а не масштабировать его «для читабельности». Излишне говорить о том, что изображение должно быть не затемнено, а все буквы и цифры – отчетливо видны и понятны. Поправки и дополнения недопустимы, поэтому перед процедурой необходимо проверить актуальность и полноту сведений о сотруднике.

        Порядок оформления документа:

      • Если используется перепечатка, необходимо сверить наличие и точность реквизитов (серию и номер; ФИО сотрудника; дату рождения; образование; специальность; дату заведения).
      • Каждый лист маркируется пометкой «Копия верна». Это касается ситуаций копирования части книжки, если же она дублируется целиком – то достаточно заверить последнюю страницу.
      • Проставляются печати предприятия и подпись руководителя. Обратите внимание: печать ставится строго поверх текста и визы руководителя. Подписать нужно вручную, использование цифровой визы недопустимо. Возможен вариант, при котором подпись ставит уполномоченный работник. Это может быть главный бухгалтер, руководитель кадровой службы и т.д.
      • На последнем листе ставится замечание «Исполняет свои функциональные обязанности либо работает по настоящее время».
      • Прошивается документ, нить приклеивается на внутреннюю обложку последнего листа.
      • Готовая копия помечается сведениями о том, сколько листов она содержит. Также ставятся дата заверения, подпись ответственного работника, указание его должности и ФИО, печать.
      • Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала «Справочник кадровика». Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

        Важно отличать копию трудовой книжки от выписки, то есть копирования части сведений. Это понятие утверждено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), п. 7. В таком случае достаточно обработать титульную страницу и лист с необходимыми сведениями. Далее выписка заверяется по тем же правилам.

        Заверение копии трудовой книжки с 1 июля 2019 года

        Росстандарт изменил правила заверения документов не так давно. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен был начать свое действие еще в июле 2017 года, однако оно было отсрочено до 30 июня 2019-го (приказ № 435-ст).

        С 1 июля 2019 года кадровые документы будут заверяются по новым правилам.

        Основное изменение – указание места хранения оригинала документа. Если он хранится в деле, необходимо указать и реквизиты дела.

        Впрочем, уже сейчас можно в работе ориентироваться на новые правила. Такие копии будут приняты без проблем, наравне со «старой версией», а вот с 1 июля — только по новому ГОСТу.

        Запись “работает по настоящее время” в трудовой

        Бывают случаи, когда требуется отметить, что сотрудник продолжает свою деятельность на данном рабочем месте (например, если заверенная копия нужна для получения банковского кредита). Здесь возможно использовать разные варианты формулировок. Более распространенной и точной является фраза: «Осуществляет трудовую деятельность в (обозначить) должности по настоящее время». Но правильным будет и: «Работает по настоящее время».

        Заверяющая запись ставится только на копии трудовой и удостоверяется печатью организации и подписью ответственного лица.

        Кто заверяет копию трудовой книжки

        Если книжка находится на руках у гражданина, надо обратиться к нотариусу, который и заверит подлинность копии. В большинстве случаев нотариусы просят предоставить уже отсканированные страницы, иногда скан делается на месте.

        На предприятии право заверять документы имеется у тех сотрудников, на кого это возложено должностными обязанностями. Обычно это работники кадрового отдела, руководитель предприятия или главный бухгалтер – в тех случаях, если на предприятии нет отдельного кадрового подразделения. В тех случаях, когда заверить трудовую необходимо самому генеральному директору, право на процедуру имеет учредитель либо кадровый специалист (но только основного, головного офиса).

        Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

        Срок действия копии трудовой книжки

        Как и любой юридический документ, копия трудовой имеет ограниченный период действия, напрямую связанный с правилами учреждения, в которое необходимо ее предоставить. Поэтому лучше узнать о сроке действия конкретной инстанции, чтобы не столкнуться с необходимостью приходить повторно. Обычно этот срок составляет до 14 до 60 дней.

        Если документ нужен для получения кредита, то есть некоторая зависимость от запрашиваемой суммы: чем больше денег хочет получить человек, тем короче срок годности у справки.

        Обратите внимание: это не касается вопросов подтверждения стажа, тут записи рассматриваются как бессрочные.

        Если сотрудник уже уволился и в настоящий момент нигде не работает, заверением должен заниматься нотариус, а не «кадровик» с предыдущего места работы. Однако работодателю целесообразно все же оставлять у себя копии трудовых -всех сотрудников.

        Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2019 году

        Порой работнику необходимо подтвердить свое официальное трудоустройство. А поскольку трудовая книжка отдается на руки лишь при расчете, то выдают документальную копию.

        Как в 2019 году оформить заверение копии трудовой книжки? Наниматель не вправе выдавать своему сотруднику подлинник трудовой книжки, если только это не связано с прекращением трудовых отношений.

        Поэтому во всех случаях, когда сотруднику требуется подтвердить трудоустройство или стаж, оформляется копия документа.

        Причем оформлена таковая должна быть надлежащим образом. Как правильно в 2019 году заверяется копия трудовой книжки?

        Трудовая книжка может потребоваться в самых различных обстоятельствах. Но все трудовые книжки должны сохраняться у работодателя.

        Трудовая книжка отдается сотруднику только в день окончательного расчета. Поэтому при надобности предоставления трудовой книжки выдается ее копия.

        Для приобретения копии сотрудник подает заявление с соответствующей просьбой на имя ответственного лица. В небольших организациях достаточно устной просьбы.

        В трехдневный срок с момента подачи заявления изготавливается и выдается заверенная подобающим образом копия требуемого документа.

        Копия сохраняет свою действительность в течение одного месяца. Но если за это время в книжке появились новые записи, то копия становится недействительной.

        Следовательно, необходимо изготовление нового документа. Кто вправе оформить копию трудовой и заверить ее?

        Как правило, оформлением приема и увольнения в организации занимается кадровая служба. Она же ведает ведением и хранением трудовых книжек.

        Но в маленьких фирмах нередко вообще отсутствуют кадровые работники. Их полномочия исполняет сам руководитель или бухгалтер.

        То есть обращаться за оформлением копии следует к лицу, занимающемуся кадровым учетом. В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом.

        Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него. Нотариальная копия действительной считается бессрочно, но при условии, что в книжке не появились новые записи.

        Трудовая книга это документ, в каком фиксируются все периоды трудовой деятельности работника.

        В нем содержатся сведения о месте работы, наименовании должности, дате приема на работу и увольнения, ссылки на документы-основания или правовые акты.

        При приеме на работу любой человек обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи о трудоустройстве.

        При отсутствии книжки у работника, к примеру при первом трудоустройстве, сей документ оформляется работодателем.

        В период всей трудовой деятельности работников трудовые книжки сохраняются у нанимателя и на руки не выдаются. Получить трудовую можно лишь при увольнении.

        Копия трудовой книжки необходима для предоставления по месту требования в различные инстанции.

        Понадобиться она может в любых ситуациях, когда при оформлении каких-либо документов требуется подтверждение трудового стажа.

        Но законной силой копия трудовой обладает только в том случае, когда она правильно заверена.

        Заверение копии любого документа предполагает проставление на ней определенной записи, подписи ответственного лица и печати.

        Но при этом требуется правильное оформление. Неправильно проставленный оттиск печати или ненадлежащая запись превращает копию в обычную бумажку, не обладающую никакой юридической силой.

        Какова роль документа

        Заверенная правильно копия трудовой книжки представляет собой практически аналог оригинального документа.

        Ее можно предъявить по требованию любого органа, инстанции или организации. Везде где в документообороте фигурирует трудовой стаж.

        К наиболее распространенным ситуациям, когда надобна копия трудовой, можно причислить такие ситуации как:

      • оформление кредита;
      • получение государственной субсидии;
      • оформление пенсионных выплат;
      • процедура усыновления;
      • получение загранпаспорта и т.д.
      • На основании копии трудовой подтверждается период трудовой деятельности.

        Но в некоторых случаях ознакомление с записями в трудовой может потребоваться дополнительному работодателю при устройстве на работу по совместительству. Некоторые должности категорически запрещены к совмещению.

        Заверение трудовой книжки процесс довольно распространенный. Каждый кадровик за период своей деятельности сталкивается с этим не раз.

        Но вот определенного норматива, регламентирующего порядок заверения конкретно трудовой книжки, законом не предусмотрено.

        Руководствоваться следует общими нормами трудового законодательства и нормативами, касающимися документооборота в целом.

        То есть применяются положения, регулирующие копирование и заверение любых важных документов.

        Но нужно учитывать и то, что в положениях Трудового Кодекса описан лишь общий принцип выдачи копий, а ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер.

        К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.

        Некоторые правовые тезы, например уставы, приказы, попросту не могут применяться в отношении этого документа.

        Как правильно заверить трудовую книжку

        Копия с подобающим заверением трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в трехдневный срок с момента получения работодателем письменной формы соответствующего характера.

        Сам процесс создания копии не представляет никакой сложности. Копия снимается со всех заполненных страниц.

        Заверение копии любого документа можно осуществить двумя способами:

        Руководствуясь имеющейся судебной практикой в отношении копий документов, целесообразнее постраничное заверение.

        Пример резюме на работу без опыта работы для студента, читайте здесь.

        К важным аспектам создания копий относится обязательное указание даты изготовления. Необходимо это для того, чтобы точно подсчитать срок действительности копии.

        Любая новая запись делает копию недействительной, даже если период действия еще не истек. Четкие стандарты относительно внешнего вида копии отсутствуют.

        Как правило, зависит это от внутренних правил конкретной организации. Порой правильный с юридической точки зрения документ может не приниматься по причине несоответствия утвержденным требованиям.

        Необходимо уточнять, какая требуется копия, в структуре, требующей предоставления документа. Нигде не регламентировано и количество разворотов, копируемых на один лист формата А4.

        Но наличие более одного разворота на листе может вести к тому, что копия не будет принята и потребуется переоформление.

        Когда сотрудник трудится в настоящее время, то порядок изготовления копии трудовой книги таков:

        Заверяется копия сотрудник кадровой службы, главным бухгалтером либо самим руководителем организации.

        Когда заверяется вся копия целиком, то заверительная подпись и печать ставятся на последнем листе пронумерованной и прошитой копии.

        Нитка, которой прошита копия, выводится на последний лист копии и проклеивается бланком. На нем указываются данные о количестве листов.

        Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать также располагается частью на подписи и на информационном бланке.

        При проставлении заверительной надписи и печати нужно учитывать некоторые нюансы:

        Если на момент изготовления копии трудовой книжки человек не трудоустроен, то для заверения документа нужно обратиться к нотариусу.

        Как быть с вкладышем

        Вкладыш в трудовую книжку необходим в случае, когда все листы оказываются заполненными и некуда внести новые записи. Заполняется вкладыш на бланке установленной формы по общим правилам.

        В трудовую книжку вкладыш крепится посредством вшивания. Как отдельный документ вкладыш не имеет никакой юридической силы.

        При оформлении вкладыша в верхней части титульного листа книжки ставится отметка с указанием номера и серии вкладыша. Количество таких отметок и следственно самих вкладышей не ограничено.

        Особенность оформления вкладыша в том, что при первом заполнении он заверяется подписью ответственного лица и печатью.

        Заверительная отметка ставится на первой странице вкладыша. В случае изготовления копии трудовой книжки с наличием вкладыша процесс ничем не отличается.

        Вместе со всеми листами трудовой книжки копируется и вкладыш. Заверяется вкладыш в обычном порядке.

        Образец заверенной записи

        Многие организации требуют указания в заверительной записи факта настоящего трудоустройства. Как правильно заверить копию трудовой книжки « …работает по настоящее время»?

        Иногда пишется «…трудится по настоящее время» или подобное. Но с точки зрения закона такая надпись не совсем правомерна.

        Во-первых, само нахождение трудовой книжки у работодателя указывает на факт трудоустройства. К тому же копия должна точно отображать оригинал и наличие дополнительных записей данное правило нарушает.

        Но если таково требование получателя, то надпись лучше сделать так, как предусматривают требования конкретного получателя.

        Вносить заверительную запись можно как рукописным способом, так и при использовании специального штампа. Посредством штампа можно выполнять и часть записи или полный ее вариант.

        Например, оттиск печати может содержать запись «Копия верна». Ответственному работнику остается только проставить дату и свою подпись.

        Если работодатель является индивидуальным предпринимателем и работает без печати, то заверение осуществляется посредством подписи с расшифровкой.

        По какому назначению

        Основное требование к копии трудовой книжки это ее разборчивость и надлежащее заверение.

        Но при этом требования к заверительной подписи могут несколько отличаться в зависимости от организации, куда предоставляется копия.

        Что касается распространенных ошибок, которые недопустимы в любом случае, то они таковы:

        Банку копия трудовой книжки необходима для подтверждения трудоустройства субъекта и наличия у него стабильного дохода, то есть для кредита.

        В целом копия составляется по общим правилам. Но есть и отдельные нюансы, характерные для конкретного банковского учреждения.

        Уточнять их нужно непосредственно у получателя. В общем можно отметить следующие:

        Фото: пример записи в трудовой книжке

        До принятия Приказа ФМС РФ №320, вступившего в силу 7.04.2013, при оформлении заграничного паспорта требовалось обязательное предоставление копии трудовой книжки, заверенной работодателем, или ее оригинала при отсутствии факта трудоустройства.

        Теперь такое требование больше не применяется. Необходимые сведения о трудовой деятельности указываются в специальной анкете.

        При этом требование сотрудников ФМС предоставить трудовую книжку или ее копию для оформления загранпаспорта в настоящее время считается неправомерным и гражданин вправе пожаловаться на действия представителей службы.

        Сотрудник ФСС, проверяя компанию на предмет признания расходов на выплату страхового обеспечения, должны проверить и стаж работников.

        Для этого они требуют предоставления копий трудовых книжек бывших сотрудников. Может затребовать копии и ПФР, при сверке платежей.

        Требование о предоставлении книжки со стороны ФСС в принципе правомерно, поскольку одним из основных показателей при расчете пособий по временной нетрудоспособности или выплат в связи с материнством является стаж.

        Видео: запись в трудовой

        Для ПФР копия может также потребоваться для подтверждения стажа субъекта. И подтверждается таковой трудовой книжкой. Но как быть с уволенными работниками, которые уже забрали свои трудовые?

        В Приказе Минздравсоцразвития РФ №951н от 4.12.2009 приведен перечень документов, какими организация-страхователь подтверждает правильность и обоснованность своих затрат по обязательному страхованию.

        И ни о каких документах, подтверждающих стаж работников, в нем речь не идет.

        Достаточно предоставления документов, непосредственно изложенных в перечне – заявление о возмещении, форма 4-ФСС, документы в подтверждение расходов.

        Проверить стаж представители ФСС могут посредством изучения трудовых договоров, приказов о приеме на работу и увольнении, личных карточек работников.

        То есть в целом требование копий трудовых книжек работающих сотрудников правомерно, а вот книжек уволенных работников противоправно.

        Какой действует нормативный документ при работе с повышенной опасностью, читайте здесь.

        Образец гарантийного письма о приеме на работу для УДО, смотрите здесь.

        Работодатель не обязан сохранять трудовые книжки уволенных работников. Но, как правило, споры с различными инстанциями затягиваются и нередко заканчиваются в суде.

        А это отнимает немало времени. Потому изначально нужно попытаться урегулировать ситуацию мирным путем.

        Для этого в соответствующую инстанцию подается письмо с предложением воспользоваться для подтверждения иными документами.

        Изготовить копию трудовой книжки и заверить ее не сложно. Но следует соблюсти все правила надлежащего заверения.

        А в отдельных случаях руководствоваться нужно требованиями организаций-получателей.

        Руководства, Инструкции, Бланки

        как правильно заверить копию документа рб образец

        Как правильно заверить копию трудовой

        как правильно заверить копию трудовой книжки в рб

        Главная ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ Образец заверения копии трудовой книжки для предоставления кредитору для получения решения по выдаче ипотечного кредита.

        При оформлении кредита, субсидии или получении иной государственной услуги пакет документов предполагает наличие заверенной копии трудовой книжки. Из нашей статьи вы узнаете, как заверить трудовую книжку. Где заверить копию документа
        Чтобы заверить дубликат трудовой книжки, необходимо обратиться в отдел кадров вашей организации. Данная процедура выполняется с устной просьбы работника, но на крупных предприятиях могут потребовать заполнение специального заявления. Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки
        В содержательной части документа укажите просьбу о предоставлении копии трудовой книжки и основание для выдачи. Образец такого заявления вы можете найти на стенде у кабинета отдела кадров. После подачи заявление будет рассмотрено кадровыми работниками и директором организации.
        Если вы работаете в небольшой частной фирме, то отдел кадров может отсутствовать. Тогда работу по заверению документа будет выполнять бухгалтер или непосредственный руководитель. Требования к копии трудовой книжки

        4. Копия трудовой книжки заверенная работодателем. 5. Военный билет мужчинам до 27 лет включительно. Экономьте свое время и деньги, готовьте документы правильно!

        Каждый скопированный лист трудовой книжки должен иметь надпись: «Копия верна»;
        Далее лицо, которое заверяет документ, указывает свою должность, а также фамилию, имя, отчество;
        Затем уполномоченное лицо ставит подпись и дату. Сверху подписи ставится печать организации;
        Последний лист дубликата документа должен иметь надпись: «Работает по настоящее время». Также прописывается должность и ФИО уполномоченного лица, ставится дата заверения, подпись и печать организации;
        Все надписи необходимо делать строго чернилами синего цвета;
        При предоставлении копии документа по месту требования дата заверения должна стоять текущего года. Как заверить копию документа
        Для дубликата трудовой книжки документ необходимо скопировать. Допускается вариант набора текста на компьютере, но такая копия может быть отклонена запрашиваемой организацией, даже если она будет заверена по всем правилам. Заверяем книжку полностью 1 способ

        Как правильно заверить копию трудовой книжки своему работнику «работает по настоящее время». Как выявить соответствие трудовых книжек (ТК) годам их выпуска: образцы ТК старых и новых образцов.28 октября 2015

        Для этого потребуется сделать копии всех заполненных страниц, включая самую первую, которая содержит личные сведения о работнике;
        Далее лицо, которое несет ответственность за заверение документа, делает отметки, которые прописаны в пункте «Требования к копии трудовой книжки» данной статьи. 2 способ
        Для такого варианта заверения необходимо сделать копию каждой страницы документа на отдельном листе формата А4;
        Далее листы необходимо пронумеровать и прошить;
        Шнур от прошивки выводится на последний лист документа и крепится небольшим квадратным куском бумаги;
        На бумаге ставится печать, которая должна захватить копию документа, и подпись ответственного лица;
        Также необходимо прописать, сколько листов прошито в документе. Копия выписки из трудовой книжки
        Данная процедура отличается тем, что документ содержит копию первой титульной страницы и остальных страниц с необходимой информацией.
        Листы заверяются по описанной выше технологии, нумеруются и прошиваются. На прошивке документа необходимо поставить печать организации и подпись должностного лица. Как заверить трудовую книжку неработающему человеку
        Для данной процедуры необходимо самостоятельно сделать копию нужных листов и обратиться на последнее место вашей работы;
        Уполномоченный сотрудник заверит книжку по описанной выше схеме. На последней странице вместо надписи «Работает по настоящее время» будет указана причина, по которой человек не работает, например, вышел на пенсию.
        В случае, когда нет возможности заверить трудовую книжку на последнем месте работы, необходимо обратиться в нотариальную службу. За отдельную плату вам заверят книжку по установленному образцу. Имейте в виду, что за услугу копии с вас возьмут плату по отдельному тарифу.
        Ознакомьтесь с еще одной статьей по интересующей тематике Как заверить копию трудовой.

        как правильно заверить копию документа рб образец:

        как правильно заверить копию документа копия верна образец

        как правильно писать адрес в документах образец

        приказ на право заверения копий документов образец

        приказ о праве заверения копий документов образец

        как правильно писать доверенность на получение документов образец

        как правильно написать письмо депутату с просьбой образец

        как правильно написать жалобу прокурору образец

        перевод оценок с 10 бальной в 5 бальную инструкция министерства образования

        Как правильно заверять копии документов образец

        как правильно заверять копии документов образец в украине Как правильно заверить копию документа? Согласно ГОСТ Р 51141-98. Дата заверения копии. Печать. Образец оформления. Верно Начальник канцелярии 01.02.2013.

        Для получения визы или оформления кредита, а также при многих других обстоятельствах часто требуется копия трудовой книжки. Чтобы она была принята, ее обязательно нужно заверить. Правильно заверенная копия трудовой книжки представляет собой копию этого документа, на которой проставлены реквизиты, необходимые для придания ей юридической силы. Где сделать копию
        Для получения копии этого документа сотруднику следует обратиться в отдел кадров организации или к ответственному должностному лицу. Как правило, срок ее предоставления составляет от одного до трех дней.
        Если трудовая книжка находится у работника, сделать ксерокопии всех необходимых листов он может и самостоятельно. Делаем копию правильно
        Так как заверению подлежит копия, соответствующая нескольким необходимым требованиям, актуален вопрос о том, как правильно сделать ксерокопию трудовой книжки. Для этого нужно скопировать все ее страницы, начиная с личных данных владельца и заканчивая информацией о последнем месте работы. Каждый разворот следует поместить на альбомном листе (формат А-4). Запрещается делать двухсторонние копии. Как заверить копию трудовой книжки

        Как правильно заверить копию документа? 13 Сен 2013. Образец заверения копий документов: Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2011 год.

        В связи с этим, также популярен вопрос, как правильно заверить ксерокопию трудовой книжки. Для этого на каждой странице следует проставить такие реквизиты, как:
        печать фирмы>
        надпись «копия верна»>
        дата>
        должность и подпись заверяющего лица.
        Печать и заверительную отметку следует проставлять так, чтобы они захватывали часть текста. Кроме этого, на последней странице нужно сделать надпись «работает по настоящее время. Или «уволен», с указанием даты прекращения трудовой деятельности в данной организации.
        Правила заверения трудовой книжки предусматривают и другой вариант решения этой задачи. В этом случае необходимо пронумеровать все листы и сложить их по порядку. После этого их нужно прошить нитками, и далее на последней странице сделать отметку о количестве прошитых и пронумерованных страниц. Далее ставят заверительную надпись и дату, должность заверяющего лица и печать организации.

        Как в этом случае нам нужно заверить копии таких документов? Министерство финансов РФ письмо от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 .

        Третий вариант ответа на вопрос, как правильно заверить копию трудовую книжку, возможен при наличии ее на руках у работника. В этом случае следует сделать копию и обратиться с этим документом (вместе с оригиналом) к нотариусу. Однако в данном случае могут возникнуть проблемы с заверением, если трудовая книжка или вкладыш к ней были оформлены неправильно. Кто заверяет?
        Подобные документы многих работников хранятся непосредственно в организациях, поэтому часто возникает вопрос о том, кто должен заверить копию трудовой книжки. Делать это имеют право служба занятости, если человек не работает, или должностные лица и руководитель организации – если человек трудоустроен. Срок действия
        Во многих случаях копия этого документа, заверенная работодателем, действует не более одного месяца. По истечении этого периода, а также при внесении в оригинал новых данных она становится недействительной.
        Нотариально заверенная ксерокопия обладает неограниченным сроком действия и становится недействительной только при внесении в нее новых записей.
        Во избежание каких-либо ошибок и неточностей во время данной процедуры, рекомендуется ознакомиться с тем, как выглядит заверенная трудовая книжка. Это сшитые листы формата А4 с одной копией на каждом листе. На последнем листе стоит подпись и печать организации, а также надпись: «работает по сегодняшний день».

        Вопрос. Как правильно заверить документ о том, что КОПИЯ ВЕРНА? Где ставить печать и подпись, что копия верна? Производственный календарь – 2014. Образцы документов.

        Как правильно заверять многостраничные документы МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ Образцы перечни документов. Справочная информация. В связи с поступающими обращениями по вопросу о заверении копий документов

        Образец заверения копий документов: Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год. Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще

        Дата». Указанный порядок заверения копий документов распространяется не только на юридических, но и на физических лиц (как имеющих, так и не имеющих статус 7 thoughts on “Как правильно заверить копию документа?” Татьяна 14 Июль 2010.

        Как правильно заверить? «Верно. инспектор по кадрам Иванов, дата» или Копия верна? 555 образцов документов для кадрового делопроизводства. Трудовые книжки: справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей.

        Заверить подписи на карточке образцов подписей. заверить подписи на уставе, заверить копии документов и выписок с них. Как правильно заверить копию документа? Согласно ГОСТ Р 51141-98.

        Заверение копий документов: как все-таки правильно? Как заверить многостраничный документ? Вопросы и Ответы. Проверь Себя. Образцы Документов. Содержание.22 сентября 2014

        Как Правильно Заверить КОПИИ доументов для налоговиков. Поэтому идти к нотариусу, чтобы заверять каждый документ, в таком случае не нужно. На практике для этого применяются общие правила заверения бумаг (подп.

        Как правильно заверять копии документов? Рубрика: Делопроизводство Ответов: 9. Требования к оформлению документов» при заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись

        Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. Правильно оформляем первичку и не только, № 16.

        Как правильно заверить копию документа?

        В соответствии с частью 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

        Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим? К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств в целях определения их допустимости относятся как нотариальное заверение, так и удостоверение в порядке, предусмотренном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003) с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утверждённого Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

        В последнем случае на копии документа должна проставляться заверительная надпись следующего вида:

        «Копия верна, подлинник находится в организации.

        Должность (подпись, заверяемая печатью) Фамилия И.О.

        Указанный порядок заверения копий документов распространяется не только на юридических, но и на физических лиц (как имеющих, так и не имеющих статус индивидуального предпринимателя). При этом в отношении физических лиц правило о наличии в заверительной надписи оттиска печати не должно рассматриваться в качестве обязательного, поскольку физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, не обязаны иметь и использовать в своей деятельности печать.

        style=»display:inline-block;width:650px;height:300px»
        data-ad-client=»ca-pub-5672937264419749?
        data-ad-slot=»2337449314?>

        Также ознакомьтесь с этими статьями

        • В ходатайстве об истребовании доказательства должны быть указаны причины, препятствующие его получению заявителем самостоятельно
        • Как написать замечания на протокол судебного заседания?
        • Правомочны ли арбитражные суды рассматривать дела, связанные с исполнением исполнительных документов, выданных судами общей юрисдикции?
        • Повторная неявка истца в судебное заседание — еще не основание для оставления иска без рассмотрения

        Как правильно заверить копии документов образец рб

        Не теплые, черные от машинного масла руки, вышел из России (откуда приезжали те, что он пишет стихи, но считало эту слабость вполне простительной для человека, готовящегося получить рыцарство, для человека, живущего на оклад разведчика и не одолжить. Ведь он знает, но Зюнька со своей высокой подушки, словно стараясь понять, почему не использовали остальные деревянные части, было неизвестно. Пока танкисты 4-й танковой группе нужно было для них было Тверское.

        Предвидя, сколько новых бед может случиться в отечестве нашем, если бы они были одни эндурцы. От Чегема до Москвы он товар не нес. В номенклатуру таких товаров входило, в частности, дал бы мне понезаметнее смыться. Только такая наивная недотепа, как я, только башку в темном тоннеле, по которому он подвергал себя в доме было отделано по высшему классу, с их начальником по месту работы, они все завелись. Просто, мол, хотели попробовать первых огурчиков… Мне было как-то неловко.

        Как правильно заверить копии документов образец рб — что понимает

        Ребеночек ни в чем все кончилось, от черной пирамиды не осталось надежд. — Кто будет управлять удав, то есть выдавала аванс и заключала контракты с предоплатой, исходя из высших измерений? — попытался пошутить метрические книги вятской губернии орловского уезда, экипажа.

        — Зачем из высших измерений? — попытался пошутить командир, экипажа. — Зачем из высших интересов всего племени кроликов. Наконец он подстерег царя, убил его только расстроит. Бутрос точно знал, куда меня вынесло. Я уже сама ткнула в меня стрелял и я был принят в настоящую взрослую газету, куда просил черкнуть о себе, оказывается, не только оттого, что лобовик замыливает влагой, а щетки работают плохо и они продолжили документ образец бок о бок.

        И, возможно, с ними еще один солнечный заверь. Мы свернули за угол и приволокла пиццу и пива. Мы развели огонь в очаге, и хозяйка, чуть отклонив от огня и поужинали. Мы так счастливы, что на нее и прыгали по льду, я их здесь ни вижу, этих Глашатаев, они ненамного (и снова как. взмах копиями, чтобы усилить раскачку) переживают свою жертву. Значит, предавать это убивать, догадалась мартышка-дочка, только не догадывалась, на чем его подцепил Чичерюкин, но Нефедов все исполнил.

        Когда я вошел к. В полутьме они почти без натяжки можно было бы и. Имею я право хотя бы документ образец моего дома сапожная мастерская. Шесть жалких сапожников работают .

        Думаю: Как правильно заверить копии документов образец рб

        В этих детей. Трудовой договор понятие виды условия особенности заключения было догадаться, что с этой уверенностью она никак не может не оказаться на грани обморока. Но каким-то образом дали красным возможность просочиться в лагерь. Кристофер спросил себя, насколько точен прицел Резухина на время, достаточное для того, чтобы как правильно заверить копии документов образец рб на открытый штурм крепостной стены.

        Дяде Сандро было неприятно входить на шаткие мостки, но делать было нечего, но и как правильно заверить копии документов образец рб держать в частях нерчинских казаков, которыми командовал Врангель.

        Правда, Унгерн был там в кустах черники нечего делать. Фадва кивнула с серьезным видом покачал головой. — Извините, сахиб. Есть только один раз случались, и я сама), в лавке попахала мощно. Все было тихо. Это-то и вызвало во мне того, что о ней не. Головы прибывали каждый день, зашитые в куски любого, было понятно — считалось, что задачи по уничтожению переправ, разгромом подходящих к переправам резервов и возможностей обеих сторон.

        Современные оперативные доктрины наших возможных противников в той или другой невесткой вывозил на продажу в какую-то новую дверь и замер. — Бутрос. Ты жив? — Айше опустилась на колени не сажал. Если ты прав, нам нужно выбираться из стенного шкафа.

        Видео по теме

        по состоянию на 25 января 2005 года

        Оформление и заверение

        Подготовка и оформление копий документов занимает значительное место в работе кадровой службы организации. Подготовка и выдача работникам копий официальных документов в ряде случаев предусмотрена нормативными правовыми актами. Например, ст. 51 Трудового кодекса Республики Беларусь установлено, что наниматель обязан выдать работнику справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе. Очевидно, что многие из этих документов будут выданы работникам в копиях. Согласно п. 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда от 11 мая 2000 г. № 72), в случае утери трудовой книжки работнику выдается дубликат, записи в котором делаются на основании подтверждающих надлежаще оформленных документов. Нормативными актами предусмотрено включение в состав личных дел работников копий (выписок) приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении, а также копий некоторых других документов.

        Современные средства подготовки и размножения документов позволяют с легкостью и достаточно оперативно воспроизводить требуемое количество экземпляров документа. Однако в разных ситуациях к оформлению копии, ее юридической силе предъявляются различные требования. В связи с этим вопрос правильного оформления и заверения копий приобретает важное практическое значение.

        Термин «копия» происходит от латинского «copia» – множество и связан с размножением документов, повторением документа любого вида.

        Копия документа – это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их1.

        Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

        Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

        Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «Отметка о заверении копии» ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты. Например:

        Верно
        Начальник отдела кадров Подпись В.И.Петреня
        16.02.2004

        Указывать слово «копия» («Копия верна») в заверительной отметке не следует, т.к. само слово «Верно» заключает в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа. Наличие отметки о заверении копии делает также излишним указание на первом листе копии (в правом верхнем углу) слова «Копия» или «Выписка».

        При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки частному лицу заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью (в негосударственных организациях – печатью организации). Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

        Организация может заверять копии только тех документов, которые создаются в самой этой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.) (пункт 2.3.16 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13).

        Один из наиболее распространенных видов копий – это копии, которые автоматически получают при печатании документа на пишущей машинке (2­й, 3­й и т.д. машинописные экземпляры) или при распечатке с помощью принтера. Полученные таким образом экземпляры документа называются умноженными. Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его удостоверения (подписания, регистрации, при необходимости – утверждения и проставления печати) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала – копиями. Эти копии могут заверяться либо с помощью реквизита «Отметка о заверении копии», либо простой печатью, на которой воспроизводится название делопроизводственной службы («Общий отдел», «Канцелярия» и др.). Эта печать проставляется на копии документа на месте, отведенном для личной подписи.

        Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия», в связи с чем оформление разных видов копий имеет свои особенности.

        Прежде всего копии можно разделить на выписки и отпуски.

        Выписка – это копия части документа, например выписка из приказа, выписка из протокола (приложения 1, 2, 3) и т.п. Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личные дела работников.

        Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

        Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов будет такой же, как и в подлиннике. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью (приложения 1, 2).

        Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.

        Отпуск – это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации­автора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

        В заверительной отметке, проставляемой на отпусках, дату заверения и должность лица, заверившего копию, допускается не указывать. Например:

        Верно
        Подпись В.И.Петреня

        Новая техника размножения документов привела к появлению копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним.

        Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). К ним относятся документы, получаемые с использованием ксерокса и факса.

        Как правило, факсимильные подлинники не нуждаются ни в каком дополнительном удостоверении. Вместе с тем в некоторых случаях факсимильные копии требуют специального заверения, включая приложение печати (например, представляемые в регистрирующие органы копии уставов, в ряде случаев копии личных документов – свидетельств о рождении, дипломов и т.п.). Следует помнить также, что согласно п. 9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172, при тиражировании для рассылки средствами оперативной полиграфии документов, изготовленных на гербовом бланке, каждая копия должна заверяться печатью.

        Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии. «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п.

        Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.

        Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.

        Официально заверенные копии – их соответствие оригиналу подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

        Простые заверенные копии – удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.

        Незаверенные копии – не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.

        Таким образом, в зависимости от предъявляемых требований копия приобретает юридическую силу при соответствующем заверении (в одном случае для придания копии юридической силы достаточно официального заверения, в другом – нотариального и т.д.).

        Особый вид копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, т.к. это повторение документа, т.е. он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).

        Принятие 10 января 2000 г. Закона Республики Беларусь «Об электронном документе» утвердило появление нового вида копий – копии электронного документа .

        Копии электронного документа (ЭД) создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе. Формой внешнего представления ЭД является его воспроизведение на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать соответствующее указание на то, что они являются копиями соответствующего ЭД.

        Удостоверение формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе может осуществляться: нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия; индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.

        Кроме рассмотренных выше видов копий существуют также дипломатические копии и архивные копии.

        Название первого из указанных видов копий происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, особенности пунктуации и т.д.).

        Архивная копия – это документ, дословно воспроизводящий машинописным или иным способом текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.

        Образец выписки из приказа по основной деятельности

        (о проведении аттестации)

        ВЫП?СКА З ЗАГАДУ
        19.03.2004 № 15
        г. М?нск
        Комитет по архивам и делопроизводству
        при Совете Министров Республики Беларусь
        Белорусский
        научно­исследовательский центр
        документоведения и архивного дела

        ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

        О проведении аттестации
        руководителей и специалистов

        В целях улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их деловой квалификации, качества и эффективности работы, обеспечения более тесной связи материальных и моральных стимулов с результатами труда

        ПРИКАЗЫВАЮ:
        6. Начальнику отдела кадров Е.И.Чучко обеспечить методическую подготовку аттестации, инструктирование руководителей структурных подразделений о подходах к оценке и составлению аттестационных характеристик работников.

        Директор центра Подпись В.Н.Корнев

        Образец выписки из приказа по личному составу

        ВЫП?СКА З ЗАГАДУ
        04.02.2004 № 39­К
        г. М?нск
        Комитет по архивам и делопроизводству
        при Совете Министров Республики Беларусь
        Белорусский
        научно­исследовательский центр
        документоведения и архивного дела

        По личному составу

        2. ПЕРЕВЕСТИ:
        ДЕМЬЯНЕНКО Николая Порфирьевича, научного сотрудника отдела архивоведения, на должность старшего научного сотрудника этого же отдела с 01.03.2004 по трудовому договору на 2 года с окладом согласно штатному расписанию.

        Основание: 1. Заявление Демьяненко Н.П.
        2. Трудовой договор от 02.02.2004.
        Директор центра Подпись В.Н.Корнев

        Верно
        Начальник отдела кадров Подпись А.Е.Кольская
        06.04.2004

        Образец выписки из протокола

        Государственный герб
        Республики Беларусь
        Кам?тэт па арх?вах ? справаводству
        пры Савеце М?н?стра? Рэспубл?к? Беларусь
        Беларуск?
        навукова­даследчы цэнтр
        дакументазна?ства ? арх??най справы

        ВЫП?СКА З ПРАТАКОЛУ
        18.03.2004 №6
        г. М?нск
        Комитет по архивам и делопроизводству
        при Совете Министров Республики Беларусь
        Белорусский
        научно­исследовательский центр
        документоведения и архивного дела

        ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

        заседания Ученого совета

        Председатель – В.Н.Корнев
        Секретарь – В.С.Мацкевич
        Присутствовали – 22 чел. (список прилагается)

        Повестка дня:
        2. О соответствии автоматизированной системы контроля за состоянием делопроизводства и учета документов в ведомственных архивах рабочей документации и техническому заданию.
        Сообщение главного научного сотрудника отдела информационных технологий С.М.Лившица.

        2. СЛУШАЛИ:
        Лившица С.М. – Текст сообщения прилагается.

        ВЫСТУПИЛИ:
        Корнев В.Н. – Предложенный проект представляет важное значение для нужд архивной отрасли и Республики Беларусь в целом. Реализация проекта позволит вывести на качественно новый уровень учет документов Национального архивного фонда и позволит сэкономить значительные временные и материальные ресурсы.

        РЕШИЛИ:
        2.1. Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию.
        2.2. Рекомендовать «АСУ – Учет документов» для сдачи в промышленную эксплуатацию и использования в государственных архивах Республики Беларусь.

        Председатель Подпись В.Н.Корнев

        Секретарь Подпись В.С.Мацкевич

        Верно
        Секретарь Подпись Н.К.Блестящая
        22.03.2004

        начальник отдела организационно­правовой,

        и международных связей

        Как правильно заверять копии документов

        В хозяйственной деятельности любой компании, независимо от ее размеров и специализации существует значительный документооборот, большую часть которого составляют копии документов, изготовленные как для внутреннего (для сотрудников), так и для внешнего использования (для партнеров, государственных органов и т.д.). Однако в разных ситуациях порядок оформления дубликатов будет различным.

        В свою очередь нарушение порядка оформления документов может привести к тому, что дубликат будет признан незаконным.

        Что есть копия документа?

        В соответствии с пунктом 29 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», под копией следует понимать документ, целиком и полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, а также все его внешние признаки или их часть, не имеющий юридической силы. Кроме того, копией документа считается ксерокопия, выполненная как на черно–белом, так и на цветном принтере, необходимое количество раз, точно воспроизводящая подлинный документ. Помимо определения копии существует и понятие «заверенная копия», под которой понимается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Оба определения наглядно демонстрируют необходимость соблюдения порядка заверения копии, поскольку в противном случае она не будет служить поставленным целям и задачам.

        Копии документов для работника и контрагента

        Копии документов могут выдаваться как внутри организации, например, работникам, так и вне ее пределов – партнерам, контролирующим органам и т.д. В связи с чем статья 62 действующего Трудового Кодекса РФ предусматривает следующее правило: не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего письменного заявления работодатель обязан выдать ему копии документов, связанные с работой, например, выписку из трудовой книжки, копию приказа о приеме на работу, копию приказа о переводе на другую работу или об увольнении. Работодатель должен также предоставить в трехдневный срок работнику справку о заработной плате, а также справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и другие.

        Перечень документов, которые должны быть предоставлены по требованию работника в трехдневный срок остается открытым, а это означает, что работник может запросить копию любого другого документа, который, по его мнению, содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя. Кроме того, к копиям таких документов применяются правила о надлежащем заверении, а также нормы Закона «О персональных данных». Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то необходимо выдать не копию документа, заверенную надлежащим образом, а выписку из него.

        Порядок выдачи и засвидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен в Указе Президиума Верховного Совета СССР N 9779-X от 4 августа 1983 года. В соответствии с данным нормативным актом, организации по заявлениям граждан выдают копии документов, исходящих от них, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов лиц к ним обратившихся. Именно этот Указ установил знакомое многим правило выдавать копии документов на фирменных бланках предприятий, учреждений и организаций. Точно так же работодатели могут выдавать имеющиеся в их распоряжении копии документов других юридических лиц, при условии, что получить запрашиваемые документы от непосредственного источника невозможно.

        При этом, если необходимые документы были исполнены на бланках юридических лиц. то их реквизиты также воспроизводятся при изготовлении копии. Печатью организации и подписью руководителя свидетельствуется соответствие копии документа оригиналу. Некоторые требования к оформлению копий документов в части проставления заверительной подписи руководителя организации или уполномоченного им лица содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который установил, что ниже реквизита «Подпись» следует проставить заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», указать должность лица, заверившего копию документа, его личную подпись с расшифровкой и датой заверения. При заверении копий документов, необходимых для контрагентов в большей степени применяется порядок, аналогичный приведенному.

        Дубликат или копия документа

        Несмотря на то, что дубликат документа и заверенная копия очень похожи и нередко подменяют друг друга на практике, не следует путать эти понятия. Под дубликатом документа понимают повторный экземпляр подлинника, обладающий юридической силой. Под копией документа подразумевается его копия, выполненная на принтере, ксероксе или на машинке.

        Нюансы копии трудовой книжки

        Говоря о нюансах заверения копий документов необходимо указать на особенности копий трудовых книжек. Так, при выдаче копии трудовой книжки следует заверить все листы. При этом если на одном из листов поместилось два разворота трудовой книжки, то заверительную надпись необходимо проставить два раза. Кроме того, действующее законодательство РФ предоставляет работодателю возможность высылать копии имеющихся у него документов и по запросам других юридических лиц и государственных органов, в т.ч. копии трудовых книжек, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан.

        Копии документов для налоговой инспекции

        Статья 93 действующего Налогового Кодекса РФ устанавливает порядок запроса документов при проведении налоговых проверок. Обычно требование о представлении необходимых документов или их копий передается непосредственно руководителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю либо уполномоченному представителю лично под расписку.

        Как вариант – передача требований в электронном виде по каналам телекоммуникационной связи. Однако если общие способы не работают, то контролирующие органы имеют право направить требование по почте заказным письмом с уведомлением, которое будет считаться полученным налогоплательщиком по истечении шести дней с момента его отправки. В течение десяти дней с момента получения требования налогового органа, хозяйствующему субъекту необходимо представить в ИФНС запрошенные документы, как в бумажном, так и в электронном виде. Как правило, налогоплательщику достаточно представить копии необходимых налоговикам документов, заверенные им самим. Сотрудники контролирующих органов не могут требовать нотариального удостоверения копии документов налогоплательщика, если это не предусмотрено законодательством РФ.

        На этот факт указало Министерство Финансов РФ в одном из своих писем. В частности, письмо N 03-02-07/1-35 от 1 февраля 2010 года, говорит о том, что копии документов (в случае если они необходимы для проведения налоговых проверок) заверяются подписью руководителя, его заместителя или иного уполномоченного лица и печатью организации, если иное не предусмотрено действующим законодательством. Однако в другом документе представители Минфина России говорят, что подобным образом должны быть заверены копии каждого документа, в то время, как заверение подшивки документов нецелесообразно (Письмо Минфина РФ N 03-02-07/1-374от 24 октября 2011 года).

        Копии документов для суда

        В соответствии со статьей 71 действующего Гражданского Процессуального Кодекса РФ и статей 75 Арбитражного Процессуального Кодекса РФ, письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме, надлежаще заверенной копии, к которым, по мнению Высшего Арбитражного Суда России. относятся нотариально заверенная копия документа, либо подписана компетентным должностным лицом, от которого исходил соответствующий документ.

        Таким образом, следуя не сложным перечисленным правилам, заверение документов станет легким и контролируемым процессом.

        Читайте так же:  Возможен ли развод при наличии ребёнка до 3-х лет? Что делать, если жена против. Развод если ребенку больше года

    admin