Компенсация расходов при однодневной командировке. Компенсация проезда в командировке

Компенсация расходов при однодневной командировке

На наш взгляд, компенсация работникам расходов, связанных с однодневной командировкой, не облагается страховыми взносами. С такой позицией согласны и суды. А вот специалисты Минфина России считают, что не нужно начислять страховые взносы только в ситуации, когда компания возмещает работникам документально подтвержденные расходы, осуществленные во время служебной командировки. Расскажем подробнее.

Разъяснения по вопросу обложения страховыми взносами выплат работникам организации при направлении в однодневные командировки, из которых они имеют возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного места жительства, специалисты Минфина России дали в письмах от 17.05.2019 № 03-15-06/33309, от 02.10.2017 № 03-15-06/63950. Вот что сообщили финансисты.

Согласно подп. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст. 421 НК РФ объектом обложения и базой для начисления страховых взносов для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ. При этом в п. 2 ст. 422 НК РФ сказано, что не облагаются страховыми взносами расходы на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно и другие перечисленные в указанной норме расходы на командировки работников.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках).

Таким образом, поскольку выплаты, связанные с однодневной командировкой работника, нельзя квалифицировать как суточные, то оснований применять в отношении таких выплат п. 2 ст. 422 НК РФ в части их освобождения от обложения страховыми взносами не имеется.

Но если указанные выплаты являются возмещением документально подтвержденных расходов работника, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя в соответствии со ст. 168 ТК РФ, то такие выплаты не подлежат обложению страховыми взносами на основании п. 2 ст. 422 НК РФ как фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировку. При отсутствии документального подтверждения выплаты работнику подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке на основании п. 1 ст. 420 НК РФ.

А Минтруд России в письме от 01.04.2015 № 17-3/В-156 разъяснил, что перечень документов, подтверждающих расходы работника в однодневной командировке, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом компании. В качестве таких документов могут быть предусмотрены, например, чеки, квитанции и счета о предоставлении услуг и работ, не содержащие информацию о получателе услуги (работы).

Суды на стороне компаний

К сожалению, пока в арбитражной практике нет решений, вынесенных по рассматриваемому вопросу на основании положений главы 34 НК РФ. Но есть дела по положениям ранее действовавшего Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). Мы считаем, что сделанные арбитрами выводы применимы и сейчас, так как нормы главы 34 НК РФ и Закона № 212-ФЗ практически идентичны.

Арбитры считают, что компенсация работникам расходов, связанных с их нахождением вне места постоянного жительства при однодневной командировке, не подлежит обложению страховыми взносами. Пример — постановление АС Поволжского округа от 09.11.2019 по делу № А72-19111/2017.

Компания при направлении работников в однодневную командировку на основании авансового отчета выплачивала им суточные. Их размер был установлен в локальном нормативном акте компании — положении о командировках. При проведении проверки управление ПФР доначислило на эти суммы страховые взносы. Свои действия контролеры обосновали следующим образом.

В соответствии с ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ при оплате расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, в том числе расходы по найму жилого помещения. Согласно п. 11 Положения о командировках при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. И поскольку суммы возмещения суточных расходов, указанные в авансовом отчете и выплаченные работникам, не имеют документального подтверждения, они подлежат обложению страховыми взносами. Компания обратилась в суд.

Все три судебные инстанции встали на защиту компании. Они привели следующие аргументы. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В соответствии со ст. 167 ТК РФ работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Статьей 168 ТК РФ установлено, что работодатель обязан возмещать командированному работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Таким образом, суточные выплачиваются работникам при направлении их в командировку для исполнения трудовых функций вне места постоянной работы на срок не менее суток и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

При направлении работника в однодневную командировку, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются, а произведенные выплаты, исходя из определения, содержащегося в трудовом законодательстве, не являются суточными. Но в силу ст. 167 и 168 ТК РФ работнику возмещаются иные расходы, связанные со служебной командировкой, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Положением о командировках в компании установлено, что иные расходы, фактически произведенные работником во время командировки или нахождения в пути, возмещаются работнику, если руководитель одобрил произведенные расходы. Утверждение руководителем авансового отчета по командировке служит одобрением произведенных расходов и признанием их совершенными в интересах организации.

Исходя из этого, суды пришли к выводу, что спорные суммы могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя.

Статьей 22 ТК РФ на работодателя возложена обязанность обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей. Суды указали, что условия труда вне постоянного места работы связаны с определенными неудобствами и дополнительными расходами для работника, в том числе с удорожанием питания в пути. В связи с этим работодатель обязан обеспечить работнику при выполнении им своих обязанностей соответствующие условия, в том числе компенсацию расходов. Поскольку выплаты производились в соответствии с требованиями локального нормативного акта компании с учетом выполнения работы вне места постоянного жительства, такие суммы фактически представляют собой возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, не являются доходом работника и не подлежат обложению страховыми взносами.

Суды также отметили, что управлением ПФР не представлено доказательств, что спорные выплаты являлись оплатой труда работников в рамках трудовых отношений, носили систематический характер, зависели от трудового вклада работников, сложности, количества и качества выполняемой работы, исчислялись исходя из установленных окладов, тарифов, надбавок, периода трудового стажа.

Отметим, что вывод судей полностью согласуется с правовой позицией Верховного суда РФ. В определениях от 21.02.2015 № 301-КГ15-2791, от 16.02.2015 № 310-КГ14-8362, от 23.12.2014 № 309-КГ14-6207 высшие арбитры указали, что денежные средства, выплаченные предприятием своим работникам при направлении их в служебные поездки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, связанных с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, поэтому они не подлежат обложению страховыми взносами.

Компенсация проезда в командировке

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Согласно изменениям в законодательстве с 1 января 2019 года командировочные расходы относятся к КВР 112 КОСГУ 212 в части суточных. Проезд и проживание тоже будут включены в эти расходы? Спортсмены спортивной организации выезжают по вызовам спорторганизаций, вызовы приходят за день-два до начала мероприятия.
Каким образом будет осуществляться учет командировочных расходов?
С какой целью для командировочных расходов вводится КОСГУ 226 на проживание и проезд? Под каким КВР данный вид расходов будет применяться: 112 или 244? Если это КВР 244, то следует применять Закон N 44-ФЗ, то есть торговать?
Если тренеру в подотчет выдаются средства по КВР 113 КОСГУ 296 на спортсменов, которых он везет, но спортсмены еще являются и штатными сотрудниками, надо ли оформлять на них командировочные расходы в части суточных и питания в пути?
Если сотрудники отправляются в командировку по КВР 112 КОСГУ 212, но учреждение заранее заключает контракт по Закону N 44-ФЗ по КВР 244 КОСГУ 226 на услуги проживания с гостиницей и транспортные услуги с РЖД, авиаперевозчиком и т.д., то можно ли применять все три вида, или есть другая трактовка распределения командировочных расходов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
С 1 января 2019 года возмещение суточных сотрудникам учреждения должно отражаться по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. Другие расходы в части возмещения командированным сотрудникам будут учитываться по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Расходы учреждений на выплаты физическим лицам, привлекаемым для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, начиная с 2019 года будут отражаться по КВР 113 в увязке с подстатьей 226 КОСГУ.
Порядок применения КВР и статей (подстатей) КОСГУ при предоставлении гарантий командированным сотрудникам в натуральной форме (путем заключения договоров от имени учреждения) в 2019 году останется прежним.

Читайте так же:  Договор на поставку комплектов постельного белья. Договор поставки постельного белья

Обоснование вывода:
С 01.01.2019 Указания, утвержденные приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н), утратят силу (письмо Минфина от 10.08.2019 N 02-05-11/56735). В целях ведения бухгалтерского (бюджетного) учета учреждения госсектора должны будут применять:
— приказ Минфина России от 08.06.2019 N 132н «О Порядке формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структуре и принципах назначения» (далее — Порядок N 132н);
— приказ Минфина России от 29.11.2017 N 209н «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления» (далее — Порядок N 209н).
Перечень кодов КОСГУ и порядок их применения будут определяться нормами Порядка N 209н. Методические рекомендации к порядку применения классификации операций сектора государственного управления доведены письмом Минфина России от 29.06.2019 N 02-05-10/45153. В свою очередь, значения КБК будут определяться согласно Порядку N 132н.
В соответствии с положениями Указаний N 65н при отражении расходов, связанных с командированием работников, необходимо учитывать, что:
— выдача командируемым работникам наличных денежных средств (или их перечисление на банковские карты сотрудников) под отчет для приобретения проездных билетов и (или) оплаты найма жилых помещений, а также суточных отражается по коду видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие выплаты» КОСГУ;
— оплата билетов для проезда к месту командировки и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам), заключаемым непосредственно самим учреждением, отражается по коду видов расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьями 222 «Транспортные услуги» КОСГУ или 226 «Прочие работы, услуги» соответственно.
Согласно требованиям Указаний N 65н расходы государственных (муниципальных) учреждений на предусмотренные законодательством РФ, законодательством субъектов РФ и (или) муниципальными правовыми актами выплаты физическим лицам, привлекаемым учреждениями для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, включая расходы на выплаты тренерам, спортсменам, учащимся, привлекаемым для участия в физкультурно-спортивных мероприятиях, отражаются по коду видов расходов 113 «Иные выплаты, за исключением фонда оплаты труда учреждений, лицам, привлекаемым согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий» (смотрите также письма Минфина России от 23.12.2016 N 02-05-11/77504, от 08.11.2016 N 02-05-10/65286, от 15.07.2016 N 02-05-10/41798). При этом Таблицей соответствия видов расходов классификации расходов бюджетов и статей (подстатей) классификации операций сектора государственного управления, относящихся к расходам бюджетов (приложение 5 к Указаниям N 65н), предусмотрена увязка кода видов расходов 113 только с одним кодом КОСГУ — подстатьей 296 «Иные расходы» (смотрите также письмо Минфина России от 15.07.2016 N 02-05-10/41798).
Следовательно, при выдаче денежных средств на возмещение расходов спортсменам или тренеру, которые не являются работниками учреждения на основании акта публично-правового образования (локального акта учреждения), такие расходы в 2019 году подлежат отражению по коду видов расходов 113 и подстатье 296 КОСГУ. При этом с 2019 года выплата суточных, а также денежных средств на питание (при невозможности приобретения услуг по его организации), а также компенсация расходов на проезд и проживание в жилых помещениях спортсменам и иных физическим лицам, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях, при их направлении на различного рода мероприятия (соревнования, олимпиады, учебную практику и иные мероприятия) должны относиться на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. При этом в части применения КВР для данной ситуации все останется по-прежнему. Таким образом, расходы на возмещение расходов спортсменам или тренеру, которые не являются сотрудниками учреждения, с 2019 года следует отражать по КВР 113 в увязке с подстатьей 226 КОСГУ.
Однако если спортсмены и тренер являются штатными сотрудниками (как в рассматриваемой ситуации), то в этом случае применение КВР 113 и подстатьи 296 КОСГУ в 2019 году, а также КВР 113 и подстатьи 226 КОСГУ с 2019 году некорректно. Такие сотрудники должны являться подотчетными лицами, их выезд должен оформляться приказом о командировании с возмещением командировочных расходов в обычном порядке.
При вступлении в действие с 2019 года нового порядка п
рименения КОСГУ в части отражения командировочных расходов ожидаются изменения. Так, если в текущем году возмещение работникам расходов, связанных со служебными командировками, полностью оплачивается за счет подстатьи 212 «Прочие выплаты» КОСГУ, то уже с 1 января 2019 года по подстатье 212 КОСГУ можно будет возмещать только суточные. Компенсация командированным сотрудникам расходов на проезд и проживание будет учитываться по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Порядок применения КВР и статей (подстатей) КОСГУ при предоставлении гарантий командированным сотрудникам в натуральной форме (путем заключения договоров от имени учреждения) в 2019 году останется прежним.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

3 декабря 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Затраты на командировочные расходы в 2019 году

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

  • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
  • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
  • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
  • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.
  • Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

    Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

    По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

    Сколько возмещают работнику

    Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

    По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

    Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

    • 700 рублей — за день поездки по стране;
    • 2500 рублей — за день заграничной командировки.
    • Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

      Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

      Суточные за границу и по России: размеры

      Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

      Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.

      Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.

      Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.

      Как компенсируют командировочные расходы при однодневной командировке

      Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.

      Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.

      Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

      Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.

      Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ , в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.

      Как посчитать командировочные и суточные расходы

      Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

      Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

      Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2019 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2019 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

      Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

      Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия. Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

      Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

      После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.

      Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

      Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

      Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.

      К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:

    • командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
    • проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
    • любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
    • авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).
    • Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.

      Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете

      Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.

      Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

      Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

    • операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
    • когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.
    • Командирование работников в 2019 году: какие новшества учесть?

      Семинары и вебинары Аюдар Инфо

      В статье напомним основные правила направления работников в служебные командировки, расскажем о гарантиях и компенсациях, которые предоставляются в этом случае, а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений с опорой на изменения, произошедшие с 01.01.2019 в порядке применения КОСГУ.

      Особенности направления работников в командировку.

      Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

      При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):

    • сохранить за работником место работы (должность);
    • выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);
    • в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;
    • возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.
    • Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей). Об этом говорится в п. 2 Положения № 749 [1] , которым руководствуются все работодатели без исключения при командировании своих работников как внутри страны, так и за ее пределы. Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя. Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

      Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:

    • беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
    • работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
    • работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
    • Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):

    • на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;
    • на работников, имеющих детей-инвалидов;
    • на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
    • Нормы возмещения командировочных расходов.

      Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

      Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729 [2] . Приведем их:

      Нормы возмещения командировочных расходов*

      При наличии подтверждающих документов

      При отсутствии подтверждающих документов

      Не выше стоимости проезда:

      а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

      б) водным транспортом – в каюте
      V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

      в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

      г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси)

      В размере минимальной стоимости проезда:

      а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

      б) водным транспортом – в каюте
      X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

      в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа

      100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке

      Оплата найма жилого помещения

      Не более 550 руб. в сутки

      * Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

      Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

      На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624).

      Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

      По возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.

      Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам), представляемым сотрудником по возвращении из нее. При отсутствии таких документов подтвердить факт нахождения в командировке можно документами, перечень которых в отношении работников учреждений установлен п. 7 Положения № 749.

      Учет командировочных расходов.

      КВР и КОСГУ для отражения расходов по командировке

      С 01.01.2019 правила применения бюджетной классификации РФ устанавливаются приказами Минфина РФ № 132н [4] и № 209н [5] (далее – Порядок № 132н и Порядок № 209н).

      Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, с названной даты прекратили свое действие.

      Согласно Порядку № 132н возмещение расходов, связанных со служебными командировками, как и в 2019 году, следует производить в отношении работников государственных (муниципальных) учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». А вот при выборе кодов КОСГУ необходимо учитывать следующие новшества, предусмотренные Порядком № 209н:

      Расходы на выплату суточных

      212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме»

      Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы

      212 «Прочие выплаты»

      Расходы по найму жилых помещений

      Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя

      226 «Прочие работы, услуги»

      Компенсация за использование в командировке личного транспорта

      222 «Транспортные услуги»

      Как видим, неизменным остался лишь порядок применения КОСГУ в отношении расходов на выплату суточных – они по?прежнему относятся на подстатью 212. Правила учета иных командировочных расходов изменились. Это обусловлено тем, что в международной статистической практике соответствующие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. Поэтому законодатели решили операции по возмещению расходов, связанных со служебными командировками (на проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), а также по выплате компенсации за использование личного транспорта в командировке перенести из подстатьи 212 «Прочие выплаты» (2019 год) в статью 220 «Оплата работ, услуг» (2019 год) КОСГУ (см. Письмо Минфина РФ от 29.06.2019 № 02?05?10/45153).

      Что касается расходов, понесенных учреждениями в рамках заключенных договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках, то они аналогично правилам, действовавшим в 2019 году, относятся на КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и отражаются в бухгалтерском учете по подстатьям 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.

      Корреспонденции счетов по учету командировочных расходов

      В силу изменений, произошедших в порядке применения кодов КОСГУ, расходы, связанные со служебными командировками, отражаются в соответствии с инструкциями № 162н [6] , № 174н [7] , № 183н [8] следующими корреспонденциями счетов:

      Новшества в учете командировочных расходов

      С 1 января 2019 года изменился порядок применения кодов КОСГУ в части командировочных расходов. В связи с этим изменились и аналитические счета в целях отражения таких расходов в бухгалтерском учете. О том, как правильно учет командировочных суммы в новом году, расскажем в статье

      Порядок применения КОСГУ с 1 января 2019 года утвержден отдельным документом – Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н (далее – Порядок № 209н). Согласно данному документу правила применения КОСГУ в части командировочных расходов изменились. Для наглядности приведем эти изменения в таблице.

      расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы

      расходов на наем жилых помещений

      иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя

      Выплата суточных, а также денежных средств на питание (при невозможности приобретения услуг по его организации), а также компенсация расходов на проезд и проживание в жилых помещениях (наем жилого помещения) спортсменам и студентам при их направлении на различного рода мероприятия (соревнования, олимпиады, учебную практику и иные мероприятия)

      Возмещение персоналу суточных, как и раньше, следует относить на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (п. 10.1.2 Порядка № 209н).

      Новые аналитические счета.

      При выплате (возмещении) учреждением денежных средств командированным лицам они признаются подотчетными лицами. Для отражения в бухгалтерском учете расчетов с ними предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

      Поскольку применение аналитических счетов по счету 0 208 00 000 тесно связано с использованием соответствующих кодов КОСГУ, при отражении командировочных выплат:

    • персоналу (за исключением суточных) с 2019 года нужно применять аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 12 000);
    • учащимся, спортсменам – аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 96 000).
    Читайте так же:  Орловская городская газета. Нотариус в советском районе орел

    Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности командированных лиц (подотчетных лиц) на счете 0 208 26 000 отражается бюджетными (казенными) учреждениями с указанием в 24 – 26?м разрядах номера соответствующего кода КОСГУ (п. 21 Инструкции № 157н). До 2019 года для этого применялись следующие коды КОСГУ:

  • 560 «Увеличение прочей дебиторской задолженности»;
  • 660 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности».
  • С 2019 года эти коды детализированы (561 – 569, 661 – 669) в зависимости от вида контрагентов, с которыми осуществляются расчеты (п. 13.6, 14.6 Порядка № 209н).

    По мнению автора, при отражении расчетов с командированными лицами (как и с прочими подотчетными лицами) бюджетным (казенным) учреждениям в 2019 году следует использовать коды 567, 667 КОСГУ, обозначающие расчеты с физическими лицами.

    Что касается автономных учреждений, они в 24 – 26?м разрядах номера счета (в частности, счета 0 208 00 000) указывают нули. По крайней мере, такое правило существовало до 2019 года и действует до сих пор. Вместе с тем стоит отметить, что согласно подготовленному проекту изменений Инструкции № 183н предполагается, что автономные учреждения также будут проставлять соответствующие коды КОСГУ в 24 – 26?м разрядах номера счета аналогично бюджетным и казенным учреждениям.

    Сотрудник бюджетного учреждения спорта отправлен в командировку на территории России на пять суток. Для оплаты командировочных расходов за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, ему выдан аванс в размере 5 000 руб. (суточные – 500 руб. и на проезд и проживание – 4 500 руб.). Аванс перечислен на банковскую карту, открытую учреждением для обеспечения наличными денежными средствами и осуществления отдельных операций. По возвращении из командировки работник оформил авансовый отчет с приложением документов на проезд, которые подтверждают срок нахождения его в командировке в течение пяти суток (суточные – 500 руб.), а также произведенные расходы на проезд в сумме 2 000 руб. Кроме этого, к авансовому отчету приложены документы о проживании в гостинице на сумму 2 450 руб. Неиспользованный остаток аванса в размере 50 руб. внесен на банковскую карту через банкомат. Согласно учетной политике учреждения командировочные расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг в составе накладных расходов.

    Читайте так же:  Советы эксперта: как сдать ОГЭ по - математике. Пособие для подготовки в гиа по математике

    В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся в соответствии с Инструкцией № 174н следующим образом:

    Перечислен аванс на оплату учет командировочных расходов на банковскую карту

    admin