Приказы по основной деятельности: классификация и образцы. Как оформлять приказ по основной деятельности

Приказы по основной деятельности: классификация и образцы

В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).

А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.

При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет. Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).

В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:

  • об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
  • о трудовом распорядке;
  • о графике отпусков;
  • о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
  • об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
  • о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.
  • Виды приказов по основной деятельности

    В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

    1. Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
    2. Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
    3. Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
    4. Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
    5. Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
    6. Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
    7. Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
    8. Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.
    9. Правила составления приказов: пошаговая инструкция

      Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.

      Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

      Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

    10. Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
    11. Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
    12. Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
    13. Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
    14. Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
    15. После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
    16. Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.
    17. Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

      В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.

      Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

      Пример: приказ об утверждении штатного расписания

      Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять

      Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.

      В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.

      Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98).

      Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.

      Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно.

      Далее рассмотрим приказы по основной деятельности — образцы 2019 года.

      Что такое приказы по основной деятельности

      Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

      Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

    18. о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
    19. о наделении правом подписи;
    20. о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
    21. о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
    22. о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
    23. о графике работы организации в майские праздники;
    24. Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 . В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

    25. наименование организации;
    26. название документа;
    27. дата и регистрационный номер;
    28. текст приказа;
    29. место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
    30. отметка об исполнителе;
    31. Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

      Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:

    32. регистрационный номер;
    33. дату подписания приказа;
    34. наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
    35. данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
    36. отметку об исполнении;
    37. примечания, если таковые имеются.
    38. Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

      Приказы по основной деятельности — это какие

      Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

    39. о вступлении в должность руководителя;
    40. о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
    41. о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
    42. о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
    43. об утверждении штатного расписания;
    44. о создании обособленного подразделения;
    45. о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
    46. об обеспечении охраны коммерческой тайны;
    47. об использовании мобильной связи;
    48. об утверждении перечня материально ответственных лиц;
    49. об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
    50. об организации расследования несчастного случая.
    51. В тексте обычно указываются следующие:

    52. тема;
    53. место для виз согласования, если это необходимо.
    54. Реестр изданных приказов

      Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

      Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

      Оформляем приказ по обновленным правилам

      • Доронина Лариса | к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления
      • С 1 июля 2019 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где представлены правила оформления и бланка приказа. Они практически не изменились.

        Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом:

      • реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
      • а также отдельных фрагментов текста.

      В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:

    55. 20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»);
    56. 10 мм – правое;
    57. 20 мм – верхнее;
    58. 20 мм – нижнее.
    59. ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

      Бланк приказа организации

      В Примере 1 показан бланк приказа организации. Но распорядительный документ может быть оформлен и на бланке должностного лица, см. например, рисунок В.7 в ГОСТ Р 7.0.97-2016:

      В случае составления документа на должностном бланке приказа можете взять за основу Рисунок В.7 из ГОСТ Р 7.0.97-2016, при этом:

      • заменив вид документа «РАСПОРЯЖЕНИЕ» на «ПРИКАЗ» и
      • подставив наименование своей организации и ее местоположение (населенный пункт).
      • Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.

        Состав реквизитов приказа

        Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):

      • Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
      • наименование организацииавтора документа;
      • вид документа (ПРИКАЗ);
      • дата документа;
      • регистрационный номер документа;
      • место составления или издания документа;
      • заголовок к тексту;
      • текст;
      • подпись.
      • При этом факультативными реквизитами приказа являются:

      • визы / грифы согласования;
      • отметка об исполнителе;
      • отметка о контроле;
      • отметка о направлении в дело.
      • Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.

        Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.

        Как внести изменения в приказ и его приложения? Предлагаем разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объяснили, как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа. Все это в статье «Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним» журнала № 7? 2017

        Реквизиты бланка приказа

        Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1-3.

        Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.

        Расположение эмблемы на угловом бланке приказа

        Расположение эмблемы на продольном бланке приказа

        Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.

        Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).

        Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.

        Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год – одним из двух способов:

      • арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016, или
      • словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 г. (обратите внимание, что при таком способе в дате до 10 цифра «0» теперь не проставляется).
      • Часто в бланке приказа проставляют дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2019 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.

        Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:

      • из порядкового номера документа,
      • который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (например: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
      • В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.

        Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:

      • по основной деятельности,
      • административно-хозяйственным вопросам и
      • личному составу.
      • Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения. Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).

        Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.

        Данный реквизит может не оформляться в приказе только в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).

        Заголовок к тексту приказа выражается словосочетанием, в котором опорным словом является имя существительное в предложном падеже («о чем?»). Как правило, опорное слово является отглагольным существительным, т.е. указывает на конкретное действие (назначение, создание), например: «О назначении сотрудника, ответственного за работу с обращениями граждан». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

        При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.

        Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

        О разработке Правил организации делопроизводства

        О делопроизводственных делах и документах

        По рекомендациям ведущих специалистов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) заголовок должен:

      • занимать не более 5 строк общей длиною до 150 знаков,
      • печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться,
      • начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
      • В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».

        Заголовок текста приказа органа власти на продольном бланке

        О повышении доступности бесплатной медицинской
        помощи гражданам Российской Федерации

        Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов должно быть отражено в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).

        «Шапка» приказа федерального агентства

        МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

        ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
        ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

        от 31 января 2014 г. № 14-СТ

        О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ВИДОВ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКВЭД2) ОК 029-2014 (КДЕС РЕД 2) И ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ПРОДУКЦИИ ПО ВИДАМ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКПД2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008)

        «Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк» – это формулировка из п. 5.17 нового ГОСТ. В таком случае текст документа можно полностью перенести в СЭД в поле «Заголовок к тексту», по которому обычно работает поиск. В утратившем силу ГОСТ Р 6.30-2003 условие отсутствия заголовка было сформулировано иначе: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».

        Нужно ли ставить точку после написания цифр при нумерации разделов, подразделов, пунктов, подпунктов по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ответ в журнале № 7? 2019

        Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:

        5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

        В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

      • наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
      • наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
      • Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

        В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах… от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…

        В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

        При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…

        Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см. фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7). Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.

        Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№ » или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.

        Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).

        Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

        1. Начальнику отдела кадров Иванову В.А. подготовить график отпусков с учетом перечня льготных должностей (приложение 1). Срок – 31.10.2019.

        2. Начальнику отдела информатизации Кокову А.А. модернизировать сайт компании в соответствии с требованиями Ростехнадзора (приложение 2). Срок – 31.10.2019.

        В соответствии с новым ГОСТ на первом листе утверждаемого документа в правом верхнем углу размещаем (Пример 8):

      • слово «Приложение» и
      • гриф утверждения с указанием данных распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Причем указываем, что утверждение произведено не приказом генерального директора, а именно приказом организации, если генеральный директор единственный имеет право издавать приказы (это самая распространенная схема работы и в примерах в ГОСТ Р 6.30-2003 и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлен именно такой вариант).
      • Если же документ лишь прилагается к приказу, но не утверждается им, то на приложении оформляем иную отметку – как в Примере 9.

        Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе

        Отметка на неутверждаемом приложении

        Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.

        Согласование и подписание

        Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.

        Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.

        Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):

      • должность лица, визирующего документ;
      • его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
      • дату визирования;
      • если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
      • Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

        Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.

        Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.

        Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)

        Приказы по основной деятельности

        Узнайте, какими видами распоряжений регламентируют работу предприятия. Эксперты подскажут, как их правильно оформлять, заверять и хранить. В статье образцы документов и таблица классификации.

        Используйте образцы в работе уже сейчас:

        Что относится к приказам по основной деятельности

        Все виды приказов в кадровом делопроизводстве делятся на две большие группы: по личному составу и по основной деятельности. Первая группа объединяет распорядительные документы, которые регулируют трудовые отношения. На практике может возникать путаница, поскольку не всегда понятно сразу: приказы по кадрам — это какие приказы? Чтобы правильно ответить на этот вопрос, проанализируйте содержание документа. Если он решает сугубо кадровый вопрос — например, прием на работу, предоставление отпуска, премирование сотрудника или применение дисциплинарного взыскания — значит, относится к распоряжениям по личному составу .

        Внимание! Единственное исключение из общего правила — распоряжение о вступлении в должность руководителя (генерального директора) компании, которое, несмотря на прямую связь с трудовыми отношениями, входит в перечень приказов по основной деятельности.

        Вторая группа не так однородна. В нее включены все остальные распоряжения, которые не влияют непосредственно на отношения «работник-работодатель», хотя косвенно могут отражаться и на кадровых процессах. Речь идет о решениях, координирующих работу организации в целом. Встречающиеся в повседневной практике примеры приказов по основной деятельности вводят в действие новые локальные нормативные акты и вносят изменения в ранее принятые, формируют и оптимизируют структуру предприятия, учреждают разного рода комиссии и рабочие группы, распределяют бюджет.

        Основные виды приказов по основной деятельности

        В зависимости от функционального назначения и сферы применения образцы приказов по основной деятельности предприятия делят на несколько видов. Деление условное, поскольку один и тот же приказ можно отнести к нескольким видам. Например, распоряжения для бухгалтерии нередко сочетают признаки финансового и надзорного документа.

        Создание, расширение, упразднение структурных элементов компании — отделов, подразделений, филиалов, служб, представительств

        Решение основных организационных вопросов, постановка и достижение актуальных для компании целей

        Разработка и утверждение внутренней нормативно-правовой документации, внедрение принципов и правил работы компании

        Проведение плановых и внеплановых проверок, аудита, инвентаризации и других контрольных мероприятий, оформление и сдача периодических отчетов, в том числе бухгалтерских

        Финансовая аналитика и планирование, разработка финансовой стратегии, ключевые решение финансового характера

        Регламентация различных отчетно-аналитических мероприятий в службах и структурных подразделениях компании

        Информирование о деятельности организации: регистрации, развитии, внешних отношениях и внутренних процессах

        Снабжение организации и ее отдельных подразделений материалами и другими ресурсами, необходимыми для осуществления деятельности

        Как правильно оформить распоряжение: пошаговая инструкция

        Распоряжения по основной деятельности компании настолько разнообразны, что для их письменного оформления до сих пор не разработан ни один унифицированный бланк-приказ (образец документа). Делопроизводство осуществляется с применением форм, утвержденных работодателями на местах. Но чаще всего приказ по основной деятельности оформляют на фирменном бланке компании, придерживаясь общих требований ГОСТа.

        Подсказка эксперта. Особенности приказа о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных

        В настоящее время актуален ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2017 года, изменивший правила работы с отдельными реквизитами. Узнайте, как правильно оформлять документы по новому стандарту , какие реквизиты устарели, а какие — добавлены, из тематического материала «Системы Кадры».

        Внимание! Если приказ составлен на двух и более страницах, пронумеруйте каждую, проставляя номер на середине верхнего поля документа согласно новому ГОСТу.

        Пошаговый алгоритм оформления приказа

        1. Внесите реквизиты работодателя. Если используете фирменный бланк, указанные на нем сведения о компании дублировать не нужно. Если документ печатается на обычном листе бумаги, укажите в верхней части полное наименование организации и коды ИНН, КПП, ОКПО.
        2. Добавьте заголовок. Название документа должно отражать его вид и цель издания. Это позволяет избежать путаницы при сортировке распоряжений и группировании в дела. В заголовке укажите номер, присвоенный приказу при регистрации, а чуть ниже — дату и место оформления.
        3. ? Называйте приказ так, чтобы сразу было понятно, о чем идет речь, но избегайте чрезмерно длинных и сложных заголовков. Излишняя конкретика вредит, поэтому не нужно писать в заголовке, кого касается распоряжение и в связи с чем издается — для этого есть преамбула и распорядительная часть документа. Подробнее о том, как составлять красивые, понятные и лаконичные приказы , когда готовых образцов нет и оттолкнуться не от чего, читайте в журнале «Кадровое дело».

        4. Составьте преамбулу. Текст, предваряющий распоряжение руководства, указывает на причину и обстоятельства издания документа. Если приказ издают для исполнения законодательного требования или распоряжения вышестоящей организации, сделайте ссылку на конкретную статью, часть, параграф или пункт нормативного акта.
      • Составьте распорядительную часть. Перечислите конкретные поручения и сроки их выполнения, укажите должностных лиц, ответственных за их исполнение и контролирующих этот процесс. Даже если исполнителей несколько, контроль исполнения, как правило, поручается одному сотруднику. Иногда эту функцию берет на себя руководитель, издавший приказ по основной деятельности (образец):
      • Заверьте документ. Обычно приказ по основной деятельности подписывает генеральный директор организации, наделенный правом подписи на основании устава.
      • Внимание! Если организация имеет собственную печать, используйте ее для заверения всех распорядительных документов по основной деятельности. Приказы по организациям, отказавшимся от применения печати, заверяются только подписями.

      • Ознакомьте с распоряжением всех сотрудников, упомянутых в тексте. На бланке должен быть специальный раздел для подписей, подтверждающих, что исполнители ознакомлены с распоряжением и готовы приступить к его выполнению. Должностное лицо, ответственное за разработку документа, также его подписывает.
      • Если это необходимо, бланк приказа по основной деятельности (образец) дополняется приложениями, которые в дальнейшем считаются его неотъемлемой частью. Каждое приложение, будь то схема, таблица или любой другой документ, отмечается в тексте приказа, получает порядковый номер и заверяется подписью руководителя.

        Не забудьте зарегистрировать приказ по основной деятельности организации в специальном журнале. Работодатель вправе использовать разработанную с учетом собственных потребностей форму регистрационного журнала.

        Сколько лет хранят бланки приказов по основной деятельности предприятия

        Срок хранения — один из важнейших показателей, определяющий ценность документа. Распоряжения по основной деятельности считают документами постоянного хранения (ЭПК), поэтому после завершения в делопроизводстве отправляются в архив организации и там хранятся не менее 10 лет или вплоть до ее ликвидации, если это событие произошло раньше. Дальнейшая их судьба определяется содержанием: документы, считающиеся источниками комплектования муниципальных и государственных архивов, передаются им на хранение, остальные — уничтожаются.

        Срок хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Если производство по документу завершено в 2019 году, начальной точкой отсчета будет 1 января 2019 года; в 2019 году — 1 января 2010 года, и так далее.

        Обратите внимание: к числу приказов по основной деятельности относят и распорядительные документы административно-хозяйственного характера по вопросам транспортного обслуживания и охраны предприятия, эксплуатации зданий и помещений, соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности. Однако хранятся они, в отличие от приказов ЭПК, всего пять лет (см. перечень типовых управленческих документов, утвержденный приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010). Подшивайте их в отдельные папки, чтобы не перепутать с приказами постоянного хранения.

        Читайте так же:  Ставки земельного налога. Земельный налог аренда земельного участка

    admin