Служебная записка о прогуле работника образец. Служебная записка об отсутствии сотрудника

Содержание:

Служебная записка о прогуле работника образец

Многим кадровым инспекторам приходится сталкиваться с таким нарушением, как прогул без уважительной причины. Одной из бумаг, составляемых при его фиксировании, является служебная записка о прогулах работника. Далее будет рассмотрено, как грамотно это сделать.

Что такое прогул и каковы его последствия

Действующее законодательство устанавливает чёткие рамки прогула. По своей сути, таковым является умышленное отсутствие работника на своём рабочем месте 4 часа подряд и более без уважительных причин.

Классифицировать прогул можно в зависимости от длительности и систематичности:

  • Единичный – сотрудник отсутствует на рабочем месте впервые (во второй или третий раз максимум), после чего оповещает работодателя о причинах такого поведения. Как показывает практика, в таких случаях руководство редко прибегает к применению дисциплинарных взысканий и ограничивается устным предупреждением. Исключение могут составить случаи, когда предприятию, ввиду отсутствия работника, был нанесён материальный ущерб.
  • Длительный – в отличие от предыдущего вида, прогульщик не появляется на рабочем месте более одного дня. Работодатель при этом не располагает информацией, где находится работник, и не может с ним связаться. Такое нарушение дисциплины, как правило, влечёт за собой применение строгой меры дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения.
  • Прежде чем объявлять выговор человеку или увольнять его, необходимо детально изучить ситуацию и понять, чем в действительности занимался работник в период своего отсутствия.

    Прежде чем воздействовать на штатную единицу, следует также принимать во внимание такой немаловажный нюанс, как суммарное количество часов отсутствия на работе.

    В целом, законодательство прямо не вменяет в обязанность работодателю применять меры в отношении провинившегося работника. Принятие решения о дисциплинарном взыскании остаётся за администрацией предприятия. Конечно же, если сотрудником систематически допускаются подобные проступки, то принятие мер становится неизбежным.

    Юридическое оформление прогула

    Чтобы избежать негативных последствий для предприятия, необходимо качественно зафиксировать факт нарушения работником дисциплины. В случае допущения прогула работником следует предпринять такие шаги:

  • Составить акт об отсутствии работника на рабочем месте. Он должен быть подписан тремя свидетелями инцидента.
  • Истребовать от работника письменное объяснение, в котором он должен описать причину своего отсутствия. В случае, если он не предоставил её в двухдневный срок, необходимо также подтвердить этот факт отдельным актом.
  • Руководителем структурного подразделения в адрес директора предприятия подготавливается служебная записка о прогуле работника. К данной записке прилагаются материалы проверки.
  • В целях обеспечения законности прогул работника подлежит документированию. В обязательном порядке должны быть составлены все вышеперечисленные документы. Кроме того, необходимо внести соответствующие изменения в табель учёта рабочего времени предприятия. В случае увольнения работника за прогул при отсутствии, к примеру, акта, работник через судебные инстанции сможет добиться восстановления в штате предприятия.

    Служебная записка о прогуле работника: образец

    Как было указано, помимо актов, работнику отдела кадров необходимо подготовить служебную записку о прогуле работника.

    В ней в обязательном порядке необходимо указать:

    • Ф.И.О. отсутствующего сотрудника;
    • дату нарушения трудовой дисциплины, точное время отсутствия;
    • необходимость принятия решения по данному факту;
    • причины прогула (в случае, если они известны).
    • Законодательством не установлена единая форма служебной записки о прогуле работника. Как правило, она имеет вот такой вид:

      25.05.2019 г. №15/к Генеральному директору

      «Об отсутствии на рабочем месте»

      Сообщаю, что 11.10.2019 г., в период с 09:00 до 18:00 на своём рабочем месте отсутствовал специалист материально-технического снабжения Фролов Максим Сергеевич.

      Кроме того, последний не предоставил каких-либо сведений, указывающих на уважительную причину своего отсутствия.

      В связи с вышеизложенным прошу Вас рассмотреть вопрос о принятии мер дисциплинарного воздействия в отношении Фролова М.С.

      Начальник отдела материально-технического

      снабжения ОАО «Сиберия-групп» Петров И.М.

      Таким образом, служебная записка о прогуле работника – это достаточно важный документ. С помощью него руководство предприятия оповещается об однократном или систематическом нарушении трудовой дисциплины. Кроме того, она является основанием для привлечения провинившегося работника к дисциплинарной ответственности. Впрочем, следует понимать, что увольнение работника за прогул, равно как и вынесение выговора, это серьёзное и ответственное решение, к которому следует отнестись очень внимательно. Во избежание нежелательных последствий в будущем, служебная записка на прогул сотрудника, равно как и другие составляемые документы, должны быть оформлены правильно.

      Служебная записка на командировку: образец 2019

      Служебная записка о командировке подтверждает факт проезда и проживания работника. Документ также потребуется в случае поездки на личном, служебном и арендованном авто либо когда человек задержался в командировке. Рассмотрим образцы служебок на 2019 год.

      Внимание! Чтобы оформить командировку в соответствии со всеми требованиями законодательства вам обязательно потребуются:

      Работать с документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

      Функции служебной записки о командировке

      Она позволяет удостоверить факт пребывания работника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Ее составляют:

    • Когда работник едет в командировку или возвращается из нее на личном, служебном или арендованном авто. В данном случае в документе указывают фактический срок пребывания в месте командирования. По возвращении он представляет служебку работодателю вместе с документами, которые подтверждают использование авто:
    • путевой лист;
    • счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.
    • Когда работник не может представить документы, подтверждающие проезд и проживание. В этой ситуации оформляют служебку, которая содержит подтверждение принимающей стороны о моменте прибытия и выбытия к ней работника. В качестве приложения составляют документ о том, что принимающая сторона подтверждает время нахождения по месту командирования. Работник оформляет его самостоятельно по прибытии.
    • При направлении в командировку. Служебную записку о направлении в командировку оформлять не обязательно. Но ее разработка и применение не запрещены. Если компания решит, что составление документа целесообразно, данное правило закрепляют в локальных нормативных актах.
    • Когда работник задержался в командировке по уважительной причине. Такой причиной может быть производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). Служебка на имя директора позволяет продлить срок командировки.
    • Важная функция служебной записки о командировке — подтверждение затрат работника за время командировки.

      Также она потребуется для начисления суточных. Ведь для определения их суммы требуется знать количество времени, проведенного в поездке.

      Содержание служебной записки о командировке: образцы заполнения разделов

      Содержание служебки зависит от целей ее составления. При этом форма может быть единой (типовой шаблон). Законодательство это никак не регулирует. Компания вправе закрепить положения о составлении служебок в локальных нормативных актах, в приказе руководителя либо в положении о командировках.

      Важно включить в служебку следующие реквизиты:

    • ФИО директора фирмы в дательном падеже (в правом верхнем углу);
    • ФИО руководителя подразделения и ФИО специалиста, составившего записку (ниже);
    • Наименование документа (в центре бланка);
    • Ниже — содержание документа (указывают дату отъезда и приезда, цель поездки, марку, модель машины, регистрационный номер и т. п.
    • Перечень прилагаемых документов (внизу бланка)
    • Дату составления и подпись работника с расшифровкой.
    • При составлении служебной записки об отмене командировки важно указать основания. Следует включить в документ причины ненаправления человека в поездку. Приведем примеры формулировок:

      • «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Васильева С.С. в г. Воронеж»;
      • «По причине болезни директора компании прошу отменить командировку Петрову П.М.».
      • Кроме того, нужно дополнительно издать приказ.

        При оформлении служебки о продлении командировки указывают причины задержки.

        В случае болезни командированного работника к документу прикладывают копию больничного листа.

        Законодательство не содержит положений о месте хранения служебных записок на командировки. Их копии следует подшить к личному делу работника. Оригиналы хранят в отдельной папке.

        Образцы служебных записок о командировке на 2019 год

        Приведем актуальные примеры служебок для различных ситуаций.

        Образец служебной записки о направлении сотрудника в командировку

        Потребуется, если руководство фирмы приняло решение о ее оформлении и закрепило такую необходимость в локальных документах.

        Образец служебки о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов

        Потребуется, чтобы подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке, которые не имеет документов о проезде и проживании.

        Образец служебной записки при поездке в командировку на личном транспорте

        Когда служебка составлена

        После составления и согласования служебки в бухгалтерии, ее представляют на подпись директору компании и работнику, который едет в командировку.

        Если служебку оформляет работник по факту возвращения из командировки, он должен отдать ее директору в первый день выхода на работу. Вместе со служебкой работник предоставляет документы о понесенных затратах: чеки, счета, договоры и т. п. Если документов нет — затраты и причины отсутствия документов детально прописывают в служебке.

        Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

        Если внутри компании необходимо донести какую-то информацию от одного лица до второго, то используются не только вербальные способы общения, но и информационные бумаги, которые при необходимости можно присоединить к делу или отчитаться о проделанной работе. Как правило, подобные информационные документы составляются нижестоящим лицом к вышестоящему, а их цель — сообщение о произошедшей ситуации ответственному лицу. Обычно подобные документы называют докладными. В этой статье мы разберем, как правильно их составлять и приведем несколько образцов докладных записок на сотрудника, составленных по различным причинам.

        Докладной запиской называют бумагу, которая составляется сотрудником и адресуется ответственному или вышестоящему лицу. Цель документа — уведомление лица о произошедшей ситуации или фактах с целью побуждения принятия какого-то решения.

        Внимание: ДЗ является сугубо внутренним документом организации, правила ее составления строго не регламентированы. Она составляется так, чтобы как можно подробнее описать происшествие и помочь адресату сделать определенные выводы.

        Докладная записка уведомляет о ситуации вышестоящее начальство

        Документ составляется как по требованию руководителя, так и по инициативе сотрудника, решившего уведомить его о сложившейся ситуации. Подобная практика принята практически во всех организациях, поэтому любой работник должен уметь правильно и емко составлять данную бумагу. Отметим, что на некоторых предприятиях есть утвержденный образец ДЗ, поэтому перед составлением следует поинтересоваться у секретаря или другого человека, знакомого с документооборотом, как правильно писать и что указывать в докладной.

        В Трудовом кодексе и других нормативных актах подобное понятие полностью отсутствует, поэтому ввести в обязанности работника составление записки невозможно. Это инструмент для донесения служебной информации, и в большинстве случаев он не выходит за пределы компании.

        Что представляет собой докладная

        ДЗ — это документ, который составляется в письменном, печатном или цифровом виде в зависимости от действующего на предприятии документооборота, целью которого является донесение необходимой информации до лица, которое может принять какое-то решение. Обычно это руководитель или ответственное лицо. В отличие от служебной записки, которая передает информацию по горизонтали (между равными сотрудниками), докладная передает ее вверх по вертикали и составляется сотрудником самостоятельно, без принуждения.

        Работники должны понимать разницу между ДЗ и объяснительной. Последняя тоже подается ответственным лицам или руководству, но несет другую цель — ее пишут для того, чтобы прояснить происшествие или ситуацию с целью показать, виноват или нет конкретный сотрудник в ее возникновении, причем объяснительная в большинстве случаев составляется по требованию руководства или в качестве извинения за сложившуюся ситуацию.

        Внимание: ДЗ имеет юридическую силу и может использоваться как доказательство вины сотрудника не выполняющего свою работу или нарушающего внутренний распорядок/должностные инструкции.

        Для чего составляется документ

        Разберем, с какой целью пишется ДЗ. Как мы выше уже говорили, ее предназначение — уведомление и подталкивание к принятию решения. В целом, бумага составляется в следующих ситуациях:

      • Для внесения рацпредложений, связанных с деятельностью компании.
      • Для решения производственной или административно-хозяйственной проблемы.
      • Для информирования вышестоящих лиц с точкой зрения работников (обычно при помощи ДЗ сообщают о несогласии с каким-то решением руководства).
      • Для пояснения позиции работника в проблемной ситуации.
      • В качестве отчетности за проделанные работы.
      • В качестве информационного пояснения к сложившейся ситуации или происшествия, приведшего (или могущего привести) к финансовым потерям.
      • В качестве жалобы на своих коллег, которые нарушают трудовую дисциплину или не выполняют взятые на себя распоряжения,жалобы о некорректном поведении сотрудника и пр.
      • С целью выяснения обстоятельств по неэффективному или неправомерному делегированию трудовых обязанностей/полномочий.
      • Внимание: докладная записка может также составляться и с целью описания положительных событий или действий, в случае, если на них ожидается реакция вышестоящих или ответственных лиц.

        Так, на основании докладной записки может быть оформлен приказ о премировании за успешно проделанную работу и пр.

        Стандартное оформление докладной записки

        Разберем, каким образом можно классифицировать эти документы, чтобы вы понимали, как и в каких ситуациях их составляют:

      • По содержанию. Существует три разновидности ДЗ по содержанию: отчетная, которая сообщает о проделанной работе или этапе работ; информационная, сообщающая о происшествии, сложившейся ситуации и пр.; инициативная, в которой составитель указывает имеющиеся предложения по оптимизации рабочего процесса или производства.
      • По конечному адресату. Существует два деления — внутренняя, предназначенная для непосредственного руководителя, или внешняя, которая уведомляет либо главу компании, с которым работник не связан напрямую, либо руководителя иного учреждения.
      • По фактажу. Факты можно разделить на негативные и позитивные, а деления по фактажу зависит от того, как именно сотрудник излагает факты о сложившейся ситуации. В записке можно сообщить о нарушении дисциплины и трудового распорядка, о невыполнении должностных обязанностей, о достигнутых результатах, о неподобающем поведении, конфликтах и пр.
      • Внимание: составлять ДЗ может любой работник компании, но при этом необходимо учитывать субординацию. То есть токарь не может подать ДЗ на гендиректора, минуя мастера участка, начальника цеха и подразделения. Допускается “перескакивать” через одну или несколько голов, если докладная составляется на прямое начальство.

        Что входит в состав ДЗ

        Так как строгих требований к докладной записке об отсутствии работника на рабочем месте (равно как и любой другой) нет, то она составляется в произвольной форме, но при этом существуют определенные требования, выдвигаемые к документации, которые нужно учитывать. В противном случае документ может потерять юридическую силу со всеми вытекающими отсюда последствиями.

        Рассмотрим, как правильно составлять ДЗ. В нее рекомендуется включить три пункта:

        1. Описание ситуации или события, на основе которых была составлена записка. Первый пункт должен ответить на вопрос о том, что произошло, и почему вообще возникла необходимость в написании.
        2. Соображения и мысли автора по данной ситуации. Необходимо не просто изложить, что “в ситуации виноват Василий Петрович, не вышедший вовремя на рабочее место”, а вынести какие-то предложения по происшествию с целью предотвратить подобную ситуацию в будущем, предложить пути решения и пр.
        3. Рекомендационная часть и выводы из сложившейся ситуации. В них необходимо подтолкнуть руководителя к каким-то действиям, причем они должны быть адекватными и сопоставимыми с происшествием.
        4. Стандартный вариант докладной записки

          Давайте рассмотрим, каким образом оформляется ДЗ. Чтобы все стало понятно, в конце статьи мы приведем образец докладной записки на сотрудника за невыполнение обязанностей, а сейчас просто разберем, какие пункты должны присутствовать в документе. Оформляют его на классическом листе А4 (в случае, если документ внешний, то нужен бланк предприятия). Далее пишется следующее:

        5. С левой стороны вверху указывается название отдела, который составляет докладную.
        6. С правой стороны вверху указывается адресат, которому предназначена бумага. Указывают не просто ФИО, но и должность руководителя.
        7. Далее посередине документа большими буквами пишется название бумаги. В нашем случае это будет ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
        8. Под надписью ставится число, в которое документ составляется, в классическом формате день-месяц-год.
        9. Далее идет краткая фраза, передающая суть бумаги. К примеру, “о невыполнении должностных обязанностей”.
        10. После этого идет тело письма. Его следует разбить на три блока, о которых мы писали выше.
        11. После тела ставится фамилия-должность автора и его подпись.
        12. Как видите, ничего сложного в составлении нет — это типовая бумага, которая полностью совпадает с другими документами по принципам составления. Руководитель, получив бумагу, должен как-то на нее отреагировать. Обычно это делается в виде резолюции в верхнем левом углу, после чего документ передается секретарю и поступает в дальнейшую работу.

          Итак, мы рассмотрели основные требования, выдвигаемые к подобным документам. Далее разберем конкретные примеры, чтобы вы понимали, как они пишутся.

          Бухгалтерия Руководителю ООО “Ромашка” Иванову Ю.И.

          О нарушении трудовой дисциплины

          Доводим до вашего сведения, что бухгалтер Лисовиченко Оксана Евгеньевна вчера, 14.05.2019, допустила грубое нарушение трудовой дисциплины, не предоставив никаких объяснений своего поступка и проигнорировав требования непосредственного начальника о составлении объяснительной. 14 мая она ушла с рабочего места в 12-00 и не появилась на нем до 14-00 следующего дня, 15 мая.

          В связи с указанными выше событиями, предлагаю объявить Лисовечнко Оксане выговор с занесением информации в личное дело.

          Главный бухгалтер ООО “Ромашка”

          Веденина Зоя Юрьевна /подпись/

          В большинстве случаев докладная записка действует внутри предприятия

          Далее разберем образец как написать докладную записку на сотрудника в случае, если он не выполняет служебные обязанности. Задача этой бумаги в том, чтобы сообщить руководителю, что один из работников не выполняет свои обязанности либо выполняет их не в полной мере. Данная записка может стать обоснованием в применении санкций начиная от выговора и заканчивая увольнением.

          Отдел кадров Руководителю ООО «БАХ»

          О невыполнении должностных обязанностей

          Довожу до вашего сведения, что сотрудник отдела кадров Васильева Наталья Петровна грубо нарушила свои трудовые обязанности, не заполнив карточки новых сотрудников и не сформировав их личные дела, в результате чего инспектор трудовой инспекции наложил на компанию штраф в размере 25 000 рублей. Свою вину Васильева полностью признает, приводя в свое оправдание высокую загрузку из-за того, что дублирующий ее сотрудник Светличная Ю.И. вышла в декретный отпуск.

          В связи с этим предлагаю нанять дополнительного работника в отдел кадров на замену Светличной на временной основе, а также лишить Васильеву части премии за данный месяц.

          Начальник отдела кадров

          Телешевский А.В. /подпись/

          Напоследок рассмотрим пример еще одной ДЗ, которая часто используется в различных компаниях. Она уведомляет руководителя о некорректном поведении, допущенным одним из работников по отношению ко второму. При этом в качестве предложений следует использовать не только санкции к нарушителю, но и меры, которые позволят не допустить повторения ситуации. Рассмотрим пример подобной записки

          Бухгалтерия Гендиректору ООО “Престиж”

          Иванову Степану Игоревичу

          О некорректном поведении сотрудника

          Довожу до вашего сведения, что 19.01.2019 системный администратор Калганов Владислав Олегович допустил крайне хамское поведение в адрес помощника главного бухгалтера ООО “Престиж” Ехануровой Светланы Андреевны. Сначала Калганов В.О. отпустил колкость по поводу возраста и умственных способностей Ехануровой С.В, после чего допустил использование обсценной лексики в ходе дальнейшей перепалки.

          Отмечу, что подобные конфликтные ситуации между сотрудниками IT -отдела и бухгалтерии возникали уже несколько раз. Подобное поведение администраторов нарушает сложившуюся рабочую обстановку в бухгалтерии, а также приводит к падению производительности и задержкам в начислении заработной платы.

          Просим привлечь Калганова В.О к дисциплинарной ответственности, вынести ему выговор с занесением в личное дело, а также лишить премии за январь на основании произошедшего конфликта.

          Главный бухгалтер ООО “Престиж”

          Соколова С.К. /подпись/