Требования при работе с документами для служебного пользования. Требования при работе с документами для служебного пользования

Требования при работе с документами для служебного пользования

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Приказ МВД России от 9 ноября 2019 г. № 755 “О некоторых вопросах обращения со служебной информацией ограниченного распространения в системе МВД России”

В соответствии с подпунктом 1.5 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 1 , и в целях организации деятельности по обращению со служебной информацией ограниченного распространения в системе МВД России — приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации деятельности по обращению со служебной информацией ограниченного распространения в системе МВД России 2 .

2. Руководителям (начальникам) подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медицинских (в том числе санаторно-курортных) организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на МВД России:

2.1. Организовать изучение сотрудниками, федеральными государственными гражданскими служащими и работниками системы МВД России требований Инструкции с последующим принятием зачетов по знанию её положений.

2.2. Обеспечить неукоснительное выполнение требований настоящего приказа и защиту служебной информации ограниченного распространения.

2.3. Обеспечить своевременное и качественное проведение проверок наличия документов и других материальных носителей сведений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также порядка работы с ними сотрудников органов внутренних дел, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр
генерал полиции
Российской Федерации
В. Колокольцев

1 Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, № 9, ст. 1263; N 13, ст. 1833.

2 Далее — «Инструкция».

Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 декабря 2019 г.

Приложение
к приказу МВД России
от 09.11.2019 № 755

Инструкция
по организации деятельности по обращению со служебной информацией ограниченного распространения в системе МВД России

1. Настоящая Инструкция определяет порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в системе МВД России, устанавливает требования, обязательные для сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России 1 , при обращении с документами и другими материальными носителями сведений 2 , содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в подразделениях центрального аппарата МВД России, территориальных органах МВД России, образовательных, научных, медицинских (в том числе санаторно-курортных) организациях системы МВД России, окружных управлениях материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организациях и подразделениях, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на МВД России 3 .

1 Далее — «сотрудники».

2 Далее — «документы».

3 Далее — «органы, организации, подразделения системы МВД России».

Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

2. К служебной информации ограниченного распространения в системе МВД России относятся несекретная информация, касающаяся деятельности органов, организаций, подразделений системы МВД России, ограничения на распространение которых диктуются служебной необходимостью.

3. Уполномоченными должностными лицами, имеющими право относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения в системе МВД России 1 , являются:

1 Далее — «уполномоченные должностные лица».

Министр внутренних дел Российской Федерации;

заместители Министра внутренних дел Российской Федерации;

начальники подразделений центрального аппарата МВД России и их заместители;

начальники управлений, входящих в состав подразделений центрального аппарата МВД России, и их заместители;

руководители (начальники) территориальных органов МВД России и их заместители;

начальники структурных подразделений территориальных органов МВД России и их заместители;

начальники образовательных, научных, медицинских (в том числе санаторно-курортных) организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России и их заместители;

руководители (начальники) иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на МВД России, и их заместители.

4. Уполномоченные должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность и правомочность принятого решения об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения.

5. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению (распространению) 2 без письменного разрешения уполномоченного должностного лица 3 , которым были введены ограничения доступа к данной информации, либо вышестоящего руководителя.

2 Распространение информации — действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц (пункт 9 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 23, ст. 2870; 2015, N 29, ст. 4390).

3 За исключением начальников (их заместителей) управлений, входящих в состав подразделений центрального аппарата МВД России, и структурных подразделений территориальных органов МВД России.

6. За разглашение (несанкционированное распространение) служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

II. Организация защиты служебной информации ограниченного распространения в системе МВД России

7. Работы по защите служебной информации ограниченного распространения в органах, организациях, подразделениях системы МВД России проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8. Организация защиты служебной информации ограниченного распространения осуществляется в целях:

предотвращения утечки, хищения служебной информации ограниченного распространения по техническим каналам;

предотвращения несанкционированного уничтожения, искажения, подделки, копирования, распространения, блокирования служебной информации ограниченного распространения;

предотвращения неправомерного или несанкционированного доступа к служебной информации ограниченного распространения;

обеспечения полноты, целостности и достоверности служебной информации ограниченного распространения.

9. Руководители (начальники) органов, организаций, подразделений системы МВД России организуют своевременное проведение мероприятий по обеспечению сохранности служебной информации ограниченного распространения и ограничению доступа к ней при ее использовании, обработке, регистрации, пересылке, хранении и уничтожении.

10. Организация защиты служебной информации ограниченного распространения, в том числе при ее обработке и хранении с использованием информационных систем, информационно-телекоммуникационных сетей, средств вычислительной техники, имеющих аттестаты соответствия по требованиям безопасности информации, осуществляется сотрудниками, на которых возложены данные функции в соответствии с их должностными инструкциями (должностными регламентами).

11. Хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе правовых актов, осуществляется в надежно запираемых шкафах, ящиках или хранилищах, оборудованных приспособлениями для опечатывания.

12. Обработка (накопление, размножение или передача) служебной информации ограниченного распространения с использованием информационных систем, информационно-телекоммуникационных сетей и средств вычислительной техники допускается при наличии аттестатов соответствия указанных систем, сетей и средств по требованиям безопасности информации и условий, исключающих возможность ее разглашения и несанкционированного доступа к ней.

13. В случае реорганизации или ликвидации органа, организации, подразделения системы МВД России его руководитель (начальник) принимает меры по обеспечению защиты служебной информации ограниченного распространения.

Документы реорганизуемого или ликвидируемого органа, организации, подразделения системы МВД России, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии с решением ликвидационной комиссии подлежат уничтожению, передаче на архивное хранение либо правопреемнику.

14. О фактах разглашения служебной информации ограниченного распространения либо утраты документов, её содержащих, незамедлительно ставится в известность руководитель (начальник) органа, организации, подразделения системы МВД России, в котором выявлены указанные факты. Руководитель (начальник) органа, организации, подразделения системы МВД России назначает комиссию для проведения расследования обстоятельств утраты или разглашения.

15. На утраченные документы, дела и издания, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

III. Особенности организации делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения

16. Делопроизводство и архивное хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в органах, организациях, подразделениях системы МВД России осуществляются с учетом требований, предъявляемых к общему делопроизводству и архивному хранению.

17. Сотрудники, имеющие доступ к информации ограниченного распространения, обеспечиваются описями документов, находящихся у исполнителя, в которые вносятся реквизиты полученных или подготовленных исполнителем документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

18. На документах (проектах документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе правовых актах (проектах правовых актов), проставляется пометка «Для служебного пользования».

Проставление пометки «Для служебного пользования» осуществляется исполнителем документа или должностным лицом, подписывающим или утверждающим этот документ, исходя из его содержания.

Указанная пометка и номер экземпляра документа проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа на обложке и титульном листе правового акта (издания), например:

Для служебного пользования Экз. N ______

19. В случае если служебная информация ограниченного распространения содержится только в приложении к документу, на данном документе проставляется пометка «Для служебного пользования», которая дополняется словами «(при наличии приложения)», например:

Для служебного пользования (при наличии приложения) Экз. N ______ или Для служебного пользования (при наличии приложения № 1) Экз. N ______

20. В отметке о наличии приложения указываются название приложения, его учетный номер и дата регистрации, количество листов в экземпляре, количество экземпляров, номера экземпляров и пометка ограничения доступа, например:

Приложение: план мероприятий, рег. N 22дсп от 12.01.2017, экз. N 3, всего 1 экз., на 3 л., для служебного пользования.

21. На приложениях к правовому акту, подготавливаемому в системе МВД России, содержащих информацию ограниченного распространения, пометка «Для служебного пользования» проставляется без указания экземпляра, например:

Для служебного пользования Приложение
к приказу МВД России
от 20 N

22. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указываются реквизиты носителя информации и наименование файла (для документов, подготовленных с использованием средств вычислительной техники), количество отпечатанных экземпляров и их адресация, фамилия исполнителя, его рабочий телефон и дата печатания, например:

Магнитный носитель N 12дсп

Файл: «план мероприятий.doc»

исп. и отп. Иванов И.И.

тел. (495) 667-00-00

23. В случае если в документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, до его подписания (утверждения) вносились правки, листы с исправлениями считаются черновиками документа.

24. Подписанные (утвержденные) документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, вместе с черновиками передаются для регистрации сотруднику подразделения делопроизводства и режима с распиской в описи документов, находящихся у исполнителя.

Сотрудник подразделения делопроизводства и режима проверяет наличие всех экземпляров и листов подготовленных документов, правильность их оформления и адресования.

25. При журнальном (карточном) учете регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с другими несекретными документами. При этом после регистрационного номера проставляется пометка «дсп».

При автоматизированном учете входящие и подготовленные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются отдельно от несекретных документов с проставлением после присвоенного учетного номера пометки «дсп» (электронная копия документа при этом не создается).

26. Уничтожение черновиков документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется сотрудником подразделения делопроизводства и режима, о чем в учетной форме, в которой регистрируется подготовленный документ, проставляется заверенная его подписью отметка о количестве уничтоженных листов и дате уничтожения.

27. Документ и каждое приложение к нему, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должны иметь отдельные регистрационные номера 1 .

1 За исключением правовых актов, межведомственных соглашений и организационно-распорядительных документов.

28. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

29. После регистрации документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, подлежащие отправке фельдъегерской или специальной связью, а также нарочным, вкладываются в пакет, на скрепляющем клапане которого после заклеивания конверта проставляется четкий оттиск печати «Для пакетов».

На пакете с вложенными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования», указываются адрес получателя и отправителя корреспонденции, регистрационные номера вложенных в пакет документов.

При направлении нескольких экземпляров одного документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на пакете и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров.

30. Тиражирование документов (в том числе правовых актов МВД России), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, снятие с них копий и производство выписок осуществляются с письменного разрешения руководителя (начальника) органа, организации, подразделения системы МВД России или уполномоченного им лица в порядке, предусмотренном пунктами 31 и 32 настоящей Инструкции.

Разрешение проставляется на оборотной стороне последнего листа тиражируемого документа (документа, с которого снимается копия или из которого производится выписка) и содержит краткое обоснование необходимости его размножения и количество требующихся экземпляров, например:

Разрешаю дополнительное тиражирование (снятие копий, производство выписок) в количестве 10 экземпляров для направления в территориальные органы МВД России.

дата личная подпись И.О. Фамилия

31. Тиражирование документов (изготовление дополнительных экземпляров оригинала), содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется только органом, организацией, подразделением системы МВД России, в котором данный документ был подготовлен и подписан (утвержден). Учет тиражированных экземпляров осуществляется за регистрационным номером оригинала, о чем делается соответствующая отметка в учетной форме, где зарегистрирован подлинник. При этом их нумерация производится от номера последнего экземпляра, подготовленного ранее.

32. С документов, содержащих информацию ограниченного распространения, поступивших в орган, организацию, подразделение системы МВД России, списанных в дело или находящихся на архивном хранении, а также с отдельных экземпляров тиражированных документов осуществляется снятие копий или производство выписок из них. Подготовленным копиям или выпискам присваивается отдельный регистрационный номер. Одновременно в графе учетной формы, где зарегистрирован документ, с которого снята копия (из которого произведена выписка), проставляется отметка о копировании (производстве выписки) с указанием регистрационного номера копии (выписки) и количества экземпляров.

33. На оборотной стороне последнего листа документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, с которого осуществлялось тиражирование или снятие копий (производство выписок), проставляется отметка о дате тиражирования (снятия копий, производства выписок), количестве и номерах экземпляров тиража (снятых копий, выписок), присвоенном им регистрационном номере и адресатах, которая заверяется подписью исполнителя, например:

Дополнительно тиражировано 10 экземпляров N 16 — 25 и направлено в подчиненные территориальные органы МВД России при н/исх. N 4/158дсп от 12.11.2017.

Сняты копии в количестве 10 экземпляров, рег. N 4/156дсп от 11.11.2017, экз. N 1 — 10, которые направлены в подчиненные территориальные органы МВД России при н/исх. N 4/158дсп от 12.11.2017.

Произведены выписки в 10 экземплярах, рег. N 4/156дсп от 11.11.2017, экз. N 1 — 10, которые направлены в подчиненные территориальные органы МВД России при н/исх. N 4/158дсп от 12.11.2017.

34. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, от одного сотрудника другому осуществляется по указанию руководителя (начальника) органа, организации, подразделения системы МВД России или соответствующего структурного подразделения органа, организации, подразделения системы МВД России через подразделение делопроизводства и режима под расписку в соответствующих учетных формах.

35. Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, группируются в дело (том дела), предусмотренное номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел.

Приобщение к тому дела документа с пометкой «Для служебного пользования» является основанием для присвоения соответствующей пометки самому тому дела, если ему не присвоен гриф секретности.

36. Отбор и уничтожение документов, дел, правовых актов и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, производятся в порядке, предусмотренном общим делопроизводством.

37. Проверка наличия документов, дел, правовых актов и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, иных носителей служебной информации ограниченного распространения проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми руководителем (начальником) органа внутренних дел, организации, подразделения системы МВД России 1 . Результаты проверки оформляются актом.

1 Допускается проведение указанной проверки комиссией, осуществляющей годовую проверку наличия всех документов особой важности, совершенно секретных и секретных документов, дел с такими документами и других носителей сведений, составляющих государственную тайну, при этом результаты оформляются единым актом.

В библиотеках, архивах и фондах, где сосредоточено большое количество изданий, дел, правовых актов и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия проводится не реже одного раза в пять лет.

Читайте так же:  Действующий СанПиН для детских садов материал. Требования к кроватям в детском саду санпин

38. При смене сотрудника, ответственного за учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт приема-передачи этих документов, который подписывается сдающим и принимающим сотрудниками и утверждается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения системы МВД России или лицом, им уполномоченным.

IV. Порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям

39. Передача документов, подготовленных в системе МВД России, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в другие органы и организации осуществляется с письменного разрешения руководителя (начальника) или лица, его замещающего, органа, организации, подразделения системы МВД России, в котором данный документ находится, в объеме, необходимом указанным органам и организациям для выполнения конкретной задачи либо определенном договором на проведение совместных работ, при условии обеспечения ими защиты передаваемой служебной информации ограниченного распространения от несанкционированного доступа.

40. Поступившие в органы, организации, подразделения системы МВД России документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, подготовленные в других органах и организациях, не подлежат передаче третьим лицам, не имеющим отношения к органам, организациям, подразделениям системы МВД России, без письменного разрешения должностного лица органа (организации), которым были введены ограничения на распространение данной информации.

41. Решение о передаче служебной информации ограниченного распространения, образовавшейся в деятельности МВД России, другим государствам или международным организациям принимается руководством МВД России. Необходимым условием для передачи указанной информации является наличие письменных обязательств от принимающей стороны по ее защите.

Основанием для передачи служебной информации ограниченного распространения другим государствам или международным организациям служит официальный запрос, а также необходимость осуществления информационного обмена при взаимодействии в рамках заключенных договоров (соглашений), в том числе в ходе осуществления образовательной деятельности.

42. Передача служебной информации ограниченного распространения негосударственным организациям возможна только в рамках исполнения условий договоров, государственных контрактов в объеме, необходимом для их исполнения, либо в случаях, предусмотренных федеральными законами. Государственные контракты, договоры и дополнительные соглашения к ним, заключаемые между негосударственными организациями и органами, организациями, подразделениями системы МВД России, должны включать положения, регламентирующие порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения и ответственность за его нарушение.

V. Порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

43. Открытое опубликование или распространение служебной информации ограниченного распространения допускается только после снятия в установленном порядке введенных ограничений.

44. Основаниями для снятия пометки «Для служебного пользования» с документов являются:

необоснованное или осуществленное в нарушение законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации присвоение документу пометки «Для служебного пользования»;

наличие вступившего в законную силу решения суда, содержащего предписание о снятии ограничений на распространение содержащихся в документе сведений;

изменение объективных обстоятельств, вследствие которых разглашение (распространение) конкретных сведений не нанесет ущерба интересам МВД России, и их защита становится нецелесообразной;

взятие на себя Российской Федерацией международных обязательств (в том числе в виде соглашений МВД России с соответствующими зарубежными организациями) по открытому обмену информацией, доступ к которой был ограничен.

45. Снятие пометки «Для служебного пользования» осуществляется на основании акта, утвержденного уполномоченным должностным лицом, указанным в пункте 5 настоящей Инструкции, которым принято решение об отмене ограничений на разглашение (распространение) содержащейся в документе служебной информации.

Снятие пометки сопровождается внесением соответствующих изменений в реквизиты документа с проставлением номера акта 1 и даты его утверждения.

1 Присваивается в подразделении делопроизводства и режима органа, организации, подразделения системы МВД России.

46. В учетную форму, в которой зарегистрирован документ, вносятся соответствующие изменения и проставляется отметка о снятии пометки «Для служебного пользования» с указанием даты снятия, заверяемая подписью руководителя подразделения делопроизводства и режима. О снятии пометки «Для служебного пользования» информируются все адресаты, которым данный документ направлялся.

47. Снятие пометки «Для служебного пользования» с документа, содержащего служебную информацию, ограничения на распространение которой введены государственным органом (организацией), не входящим в систему МВД России, осуществляется только по решению указанного государственного органа (организации).

48. При получении уведомления о снятии пометки «Для служебного пользования» с документа, ранее поступившего в орган, организацию, подразделение системы МВД России, в учетную форму, в которой зарегистрирован документ, вносятся соответствующие изменения и проставляется отметка о снятии пометки «Для служебного пользования» с указанием реквизитов уведомления, заверяемые подписью руководителя подразделения делопроизводства и режима.

В системе МВД России появилась Инструкция по обращению со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве, его территориальных органах, образовательных, научных, медицинских организациях и подведомственных учреждениях. Предусмотрено следующее:

— упорядочена работа по защите такой информации;

— определены особенности делопроизводства по секретным документам;

— указаны должностные лица, уполномоченные относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

— прописан порядок передачи таких сведений другим органам и организациям;

— закреплена процедура снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей секретной информации.

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД

от 10 октября 2019 года N 2372

Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации муниципального образования город Салехард

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации муниципального образования город Салехард (далее — Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений Администрации муниципального образования город Салехард обеспечить строгое выполнение требований Инструкции и защиту служебной информации ограниченного доступа.

3. Руководителям структурных подразделений Администрации муниципального образования город Салехард, обладающих правами юридического лица, и учреждений в срок до 1 января 2019 года:

3.1. привести в соответствие с Инструкцией ведомственную правовую базу, определяющую порядок обращения со служебной информацией ограниченного доступа:

3.1.1. признать утратившими силу действующие инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа;

3.1.2. разработать и принять правовые акты, определяющие:

— перечень служебной информации ограниченного доступа;

— перечень лиц, ответственных за конфиденциальное делопроизводство, и лиц, допущенных к работе со служебной информацией ограниченного доступа;

— должностных лиц, ответственных за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа и контроль за исполнением Инструкции;

— состав экспертной комиссии для экспертизы ценности служебных документов ограниченного доступа.

4. Отделу специальных мероприятий Администрации муниципального образования город Салехард:

4.1. обеспечить руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа и контроль за исполнением Инструкции в структурных подразделениях Администрации муниципального образования город Салехард, не обладающих правами юридического лица;

4.2. обеспечить контроль за исполнением Инструкции в структурных подразделениях Администрации муниципального образования город Салехард, обладающих правами юридического лица;

4.3. в срок до 01 декабря 2019 года разработать и представить Главе Администрации города перечень лиц, ответственных за конфиденциальное делопроизводство, и лиц, допущенных к работе со служебной информацией ограниченного доступа в структурных подразделениях Администрации муниципального образования город Салехард, не обладающих правами юридического лица.

5. Руководителям муниципальных учреждений города Салехарда принять Инструкцию в качестве примерной инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа.

6. Муниципальному казенному учреждению «Информационно-техническое управление» разместить настоящее постановление в сети Интернет на официальном сайте муниципального образования город Салехард.

7. Признать утратившим силу постановление Администрации города Салехарда от 12 февраля 2019 года N 301 «Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации муниципального образования город Салехард».

8. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Администрации города
И.Л.КОНОНЕНКО

Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации муниципального образования город Салехард

Утверждена
постановлением Администрации
города Салехарда
от 10 октября 2019 года N 2372

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии со статьей 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», во исполнение пункта 4 постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 мая 2017 года N 513-П и определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, в структурных подразделениях Администрации муниципального образования город Салехард (далее — структурное подразделение, Администрация города).

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

2. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации города, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

3. На документах, проектах и материальных носителях информации ограниченного доступа в обязательном порядке проставляется гриф ограничения доступа «Для служебного пользования» или «ДСП» в порядке, определенном настоящей Инструкцией.

4. При обработке служебной информации ограниченного доступа в Администрации города исполнение требований настоящей Инструкции является обязательным.

5. В Администрации города правовым актом утверждается перечень лиц, ответственных за конфиденциальное делопроизводство, и лиц, допущенных к работе со служебной информацией ограниченного доступа (далее — Перечень лиц).

Структурные подразделения, имеющие права юридического лица, самостоятельно определяют и утверждают правовым актом Перечень лиц.

В случае структурных или кадровых изменений, руководитель структурного подразделения, в штате которого состоят затронутые изменениями работники, в трехдневный срок письменно сообщает об изменениях лицу, ответственному за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа, для организации внесения соответствующих изменений в Перечень лиц.

6. Лица, допущенные к работе со служебной информацией ограниченного доступа (далее — работники, исполнители), перед началом обработки служебной информации ограниченного доступа в обязательном порядке должны быть ознакомлены под роспись с настоящей Инструкцией и должны заполнить обязательство о неразглашении служебной информации ограниченного доступа по форме в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции.

Ознакомление работников с настоящей Инструкцией осуществляет лицо, ответственное за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа.

Обязательство о неразглашении служебной информации ограниченного доступа передается в кадровое подразделение Администрации города, для внесения в личные дела работников.

7. Служебная информация ограниченного доступа без документационного оформления указания (поручение\резолюция) Главы Администрации города, заместителей Главы Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города, обладающих правами юридического лица (далее — должностные лица) не подлежит распространению, копированию, направлению и отправке.

8. Должностное лицо, принявшее решение о направлении исполнителям служебной информации ограниченного доступа, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

9. Физические лица, представители организаций и учреждений в целях обеспечения их прав, свобод и законных интересов, допускаются к ознакомлению и работе со служебной информацией ограниченного доступа с письменного разрешения Главы Администрации города по мотивированному письменному запросу в объемах, вызванных необходимостью.

Каждый факт ознакомления физического лица, представителя юридического лица и исполнителя с конкретными сведениями ограниченного доступа подлежит фиксации, в соответствующих учетных формах (журналах), согласно настоящей Инструкции.

10. Журналы, ведение которых предусмотрено настоящей Инструкцией, должны быть прошиты, их листы пронумерованы. На оборотной стороне последнего листа каждого журнала указывается количество листов и проставляется заверительная подпись лица, ответственного за конфиденциальное делопроизводство.

Каждый журнал должен быть внесен в номенклатуру дел структурного подразделения. Титульный лист каждого журнала должен обладать следующей информацией:

— гриф ограничения доступа «Для служебного пользования»;

— срок начала и окончания ведения;

II. Порядок отнесения сведений к служебной информации ограниченного доступа

11. На основании Сводного перечня служебной информации ограниченного доступа, утвержденного постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 мая 2017 года N 513-П, ответственный за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа разрабатывает и утверждается правовым актом Администрации города (структурного подразделения) Перечень сведений служебной информации ограниченного доступа (далее — Перечень сведений).

12. Отнесение сведений к служебной информации ограниченного доступа осуществляется путем установления соответствия содержащейся в документе информации со сведениями в Перечне сведений.

Решение об отнесении сведений, содержащихся в документе, к служебной информации ограниченного доступа определяется должностным лицом, уполномоченным на подписание данного документа.

Исполнитель, при подготовке проекта документа обязан проверять отношение содержащейся в проекте документа информации к сведениям ограниченного доступа.

В случае наличия в проекте документа служебной информации ограниченного доступа, необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией.

13. Если сведения, содержащиеся в документе ограниченного доступа, не включены в Перечень сведений, должностное лицо, подписывающее данный документ, вправе вводить ограничения на распространение указанных сведений, путем собственноручного проставления грифа ограничения доступа «Для служебного пользования» либо «ДСП» и принимать решение (вносить предложение) о внесении изменений в Перечень сведений.

14. При подготовке проекта Перечня сведений должны привлекаться компетентные работники Администрации города, имеющие непосредственное отношение к данной категории сведений.

15. Перечень сведений подлежит пересмотру по мере необходимости в целях проверки соответствия его содержания действительной потребности Администрации города на введение ограничений на доступ к отдельным категориям сведений.

16. К сведениям, которые Администрация города должна защищать, относятся также поступившие от физических и юридических лиц, органов государственной власти и организаций сведения, доступ к которым ограничен в соответствии с федеральными законами Российской Федерации, при наличии на документах, содержащих эти сведения или сопроводительных документах, грифа ограничения доступа, указывающего на их конфиденциальный характер.

17. К служебной информации ограниченного доступа не могут быть отнесены сведения:

17.1. содержащиеся в муниципальных и иных правовых актах, устанавливающих права, свободы, обязанности граждан и порядок их реализации, а также правовой статус органов местного самоуправления, организаций и учреждений;

17.2. о чрезвычайных ситуациях, происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;

17.3. в области экологии, метеорологии, эпидемиологии, культуры, о состоянии преступности и другие сведения, необходимые для обеспечения безопасности граждан и населения в целом;

17.4. о гарантиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, организациям и учреждениям;

17.5. о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина, нарушении законодательства должностными лицами органов местного самоуправления;

17.6. об использовании органами местного самоуправления бюджетных средств, иных государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, если иное не предусмотрено федеральным законом;

17.7. о деятельности органов местного самоуправления, накапливаемые в информационных системах органов и организаций и представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан, а также содержащиеся в официальных изданиях, поступающих в фонды библиотек и архивов;

17.8. о деятельности Администрации города, обязательные для размещения в информационных системах общего пользования в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также иные документы, запрет на отнесение которых к служебной информации ограниченного доступа указан в федеральных законах, законах автономного округа, муниципальных правовых актах.

18. Должностные лица и работники несут персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации за неправомерное отнесение сведений к служебной информации ограниченного доступа, а также за неотнесение сведений к служебной информации ограниченного доступа в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

III. Порядок создания, приема, учета и работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа

19. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (далее — документ) предусматривает факт их создания, получения, регистрации, копирования, размножения, перемещения, использования, хранения, отправления, уничтожения, с обязательной фиксацией всех перемещений всех экземпляров и копий в Администрации города.

Учет документов предусматривает факт их создания/издания (уничтожения) или получения (отправления) и копирования.

20. Получение, регистрация, копирование, размножение, перемещение, передача на архивное хранение, передача в структурные подразделения, отправление, уничтожение и учет документов осуществляется лицом, ответственном за осуществление конфиденциального делопроизводства.

Ответственность за создание, оперативное хранение и учет документов в структурных подразделениях возлагается на руководителя данного структурного подразделения.

21. Регистрации подлежат все поступающие, отправляемые и внутренние документы (постановления, распоряжения, приказы, письма, служебные записки, планы работы, отчеты и т.д.), проекты документов на бумажных носителях (далее — проекты документов), а также издания, указывающие на их конфиденциальный характер.

22. При создании документа на всех проектах и экземплярах подготавливаемых документов, устанавливается гриф ограничения доступа к документу «Для служебного пользования».

Гриф ограничения доступа «Для служебного пользования» и порядковый номер экземпляра документа указывается на корреспондентских документах (письмах, служебных записках и т.п.) справа, между официальным наименованием Администрации города (структурного подразделения) и наименованием адресата документа.

Читайте так же:  Адвокаты и юристы Мурманска. Уголовный адвокат мурманск

На остальных документах (распоряжениях, постановлениях, приказах, актах, инструкциях, методических рекомендациях и т.д.) гриф ограничения доступа «Для служебного пользования» и порядковый номер экземпляра документа указывается в правом верхнем углу.

На втором и последующих листах всех документов и приложений, гриф ограничения доступа «Для служебного пользования» указывается в правом верхнем углу без порядкового номера экземпляра документа.

Номер экземпляра документа, необходимый для осуществления поэкземплярного учета, контроля движения и местонахождения, проставляется на первом листе ниже грифа ограничения доступа и выравнивается по левому краю по отношению к нему. Указанный реквизит исполняется шрифтом Times New Roman размером N 12 с одинарным межстрочным интервалом.

Для служебного пользования

Допускается гриф ограничения доступа «Для служебного пользования» проставлять в виде штампа. В случае единственного экземпляра документа указывается слово «Единственный» или «Ед.».

Уникальность каждого номера экземпляра, а также требование однократности регистрации должно сохраняться на всех этапах документооборота.

23. На обороте последнего листа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа, автор (исполнитель) или лицо, осуществляющее оформление документа должны указать место под регистрационный номер, гриф «ДСП», количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки, фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона, фамилию, имя, отчество работника, отпечатавшего документ и дату печатания, например:

N ________________ ДСП

экз. N 2 — в дело без приложения

тел. (34922) 22222.

отп. Иванов Иван Иванович

экз. N 1 — в аппарат Губернатора автономного округа

экз. N 2 — в департамент специальных мероприятий автономного округа

экз. N 3 — в Управление ФСТЭК по УрФО

экз. N 4 — полномочному представителю Президента РФ в УрФО

экз. N 5 — в дело

исп. Петров Петр Петрович

Указанный реквизит исполняется шрифтом Times New Roman размером N 12 с одинарным межстрочным интервалом. При распечатывании более 5 экземпляров составляется список рассылки документа на отдельном листе, подписывается и визируется в соответствии с визированием самого документа.

При необходимости последующего увеличения количества получателей готовится новый лист рассылки, оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией. Нумерация экземпляров в этом случае продолжает предыдущий лист рассылки.

В этом случае на обороте последнего листа экземпляра документа указывается фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона, дата печатания, например:

N ____________________ ДСП

экз. N 1 — N 9 — согласно списку рассылки

экз. N 10 — в дело

исп. и отп. Петров Петр Петрович

Список рассылки документа приобщается в дело вместе с экземпляром документа.

24. На всех страницах отпечатанного экземпляра документа, за исключением первой страницы, обложки и титульного листа, в верхнем колонтитуле проставляется порядковый номер страницы.

25. Регистрация исходящих (подготовленных) документов, осуществляется в журнале исходящих (подготовленных) документов «Для служебного пользования» (приложение N 2) и в электронном виде, с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства лицом, ответственным за конфиденциальное делопроизводство.

26. Регистрация исходящих (подготовленных) документов с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства осуществляется с учетом следующего:

26.1. к регистрационному номеру справа через дефис добавляется аббревиатура «ДСП»;

26.2. в регистрационно-контрольной карточке (далее — РКК) категорически запрещается отражать заголовок и краткое наименование документа, проставляется только аббревиатура «ДСП»;

26.3. в РКК заполняется N экземпляра документа, количество листов в документе, количество приложений и листов в каждом приложении;

26.4. электронная копия документа не создается и не присоединяется.

27. Регистрация подготовленных правовых актов (постановлений, распоряжений или приказов) осуществляется в журнале регистрации правовых актов «Для служебного пользования» структурного подразделения (приложение N 3) лицом, ответственным за конфиденциальное делопроизводство.

28. Регистрация подготовленных актов, осуществляется в журнале регистрации актов «Для служебного пользования» (приложение N 4) лицом, ответственным за конфиденциальное делопроизводство.

29. Все поступающие документы принимаются и регистрируются в журнале учета входящих документов «Для служебного пользования» (приложение N 5) лицом, ответственным за конфиденциальное делопроизводство, который осуществляет проверку количества листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

30. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт по форме согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Ошибочно поступившие документы и издания подлежат возврату в адрес отправителя с составлением акта по форме согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

31. Дополнительно на поступающие документы к реквизитам проставляемого регистрационного штампа указывается количество листов документа и через знак «+» общее количество листов всех приложений.

На первом листе каждого приложения в правом нижнем углу проставляется штамп или пишется «К вх. N ________». Эта отметка указывает на то, что данное приложение является не отдельным документом, а составной частью другого документа.

32. В учетных отметках не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки. Исправления аккуратно вписываются рядом с ошибочной записью и заверяются подписью с указанием Ф.И.О. должностного лица.

33. После регистрации лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство передает адресату (должностному лицу) поступивший документ для принятия решения о передаче к исполнению.

Должностное лицо, получившее документ, в пределах своей компетенции определяет исполнителя документа.

При определении должностным лицом исполнителя документа, лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство организует передачу документа на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица.

34. При получении документа руководитель структурного подразделения, определяет и передает документ непосредственному исполнителю, с отметкой в журнале учета входящих документов (приложение N 5) и указанием выданного номера экземпляра документа для каждого получателя.

35. Для поступающей корреспонденции, имеющей пометку ограничения доступа («Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и т.д.), к входящему регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения доступа «ДСП».

Оборот указанной корреспонденции оформляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Гриф ограничения доступа «ДСП» может быть проставлен на поступивших документах, первоначально его не имеющих, в случае, если должностное лицо примет решение о необходимости отнесения сведений, имеющихся в документе, к служебной информации ограниченного доступа.

37. В случае изъятия из дел или перемещения документов из одного дела в другое делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

38. На инвентарный учет берутся документы, не подлежащие подшивке в дела, например, методические материалы, сброшюрованные издания, документы большого формата (чертежно-графические, научно-технические), в том числе являющиеся приложениями к основным документам. Инвентарный учет осуществляется по форме согласно журналу учета «Для служебного пользования» изданий (приложение N 7).

Регистрация и хранение документов взятых на инвентарный учет осуществляется лицом, ответственным за конфиденциальное делопроизводство.

39. При работе с документами руководители структурных подразделений и исполнители обязаны:

39.1. знакомиться только с теми документами, к которым они получили разрешение на доступ в силу исполнения должностных обязанностей, согласно установленным требованиям настоящей Инструкции;

39.2. предъявлять лицу, ответственному за конфиденциальное делопроизводство, числящиеся за ними документы для проверки их наличия и комплектности;

39.3. вести учет находящихся у них документов;

39.4. ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов и при отсутствии условий для хранения сдавать их руководителю структурного подразделения;

39.5. немедленно сообщать лицу, ответственному за конфиденциальное делопроизводство, об утрате, недостаче, обнаружении лишних, неучтенных документов, отдельных листов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа;

39.6. сдавать руководителю структурного подразделения (исполняющему обязанности руководителя структурного подразделения), при увольнении, а также в случае планируемого отсутствия (отпуск, командировка) все полученные на исполнение документы, с соответствующими отметками в учетных формах, предусмотренных настоящей Инструкцией и составлением акта приема-передачи документов, по форме согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции.

40. Гриф ограничения доступа «Для служебного пользования» не проставляется на документах, содержащих исключительно сведения:

— раскрывающие персональные данные субъекта;

— о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих;

— сведения, предоставляемые для осуществления контроля за соответствием расходов лиц, замещающих должности муниципальной службы, и иных лиц их доходам.

Документы, содержащие перечисленные выше сведения, подлежат обработке в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации муниципального образования города Салехард, утвержденной постановлением Администрации города Салехарда от 18 июня 2019 года N 1470.

41. Предоставление служебной информации ограниченного доступа третьим лицам по исполнению запросов либо в ходе выполнения возложенных на Администрацию города функций осуществляется в соответствии с действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации. В случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации, оборот служебной информации ограниченного доступа осуществляется с учетом положений настоящей Инструкции.

IV. Копирование и рассылка (отправка) служебных документов ограниченного доступа

42. Поступающие документы могут быть размножены только при наличии письменного указания (разрешения) должностных лиц, подписавших документ, в количестве, не превышающем указаний в сопроводительном письме.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

43. При отсутствии письменных указаний (разрешений), допускается направление запроса о разрешении размножении документа, в адрес организации составителя документа.

Запрос о размножении документа должен включать мотивированное обоснование и необходимое количество экземпляров.

44. Копирование осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц к копируемым документам.

45. Посторонним лицом является любое лицо, не имеющее права доступа к данному конкретному документу, в том числе лица, имеющие допуск к работе со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации города.

46. При копировании документов внизу на оборотной стороне последнего листа исходного документа проставляется рукописная отметка о сотруднике, осуществившем копирование (Ф.И.О., должность), дате копирования, основании для осуществления копирования, количестве сделанных копий. При осуществлении повторного копирования указанные сведения проставляются выше предыдущих.

47. Допускается направлять служебную информацию ограниченного доступа в виде выписок. Выписка может не относиться к документам в случае, если в ней не содержится служебная информация ограниченного доступа, послужившая причиной установления грифа ограничения доступа «ДСП». Принятие решения и полнота ответственности возлагается на должностное лицо, принявшее решение о формировании выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного доступа.

На оборотной стороне последнего листа документа проставляется рукописная отметка, аналогичная проставляемой при копировании, с дополнительным указанием слова «Выписка» и перечня включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа.

48. Учет экземпляров копий осуществляется в следующем порядке.

К порядковому номеру экземпляра полученного документа через косую черту «/» добавляется порядковый номер каждой копии, начиная с 1. При отсутствии номера экземпляра на исходном документе его номер принимается равным единице. В случае создания дополнительных копий к ранее сделанным по тому же месту регистрации, их нумерация продолжается.

При создании дополнительных копий по месту исполнения документа за исходный номер принимается номер экземпляра исходного документа и через косую черту «/» номер экземпляра полученной копии.

49. Направляемые для исполнения документы или их копии:

49.1. передаются под личную подпись исполнителям;

49.2. пересылаются адресатам посредством фельдъегерской связи, через управление специальной связи по Тюменской области либо заказными или ценными почтовыми отправлениями, с учетом пункта 52 настоящей Инструкции.

50. Документы, по исполнению которых осуществляется контроль в соответствии с положениями, утвержденными правовыми актами Администрации города, копируются с учетом дополнительного экземпляра для передачи в структурное подразделение или работнику, осуществляющему контроль за исполнением, и передаются под личную подпись исполнителю.

51. Отправляемые и передаваемые документы должны быть помещены в конверты либо упакованы иным способом, исключающим несанкционированный доступ к информации. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками».

52. Документы, направляемые адресату посредством почтовой связи, необходимо упаковывать в два пакета. На внутреннем пакете проставляются гриф ограничения доступа к документу с соответствующими реквизитами адресата, включая номера документов. Внутренний пакет запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляется оттиск печати «Для пакетов». Внешний пакет оформляется в соответствии с почтовыми правилами, причем сведения о конфиденциальности информации на него не выносятся. Передача пакетов в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

V. Организация хранения служебных документов ограниченного доступа

53. Хранение документов осуществляется отдельно от документов общего делопроизводства Администрации города с учетом требований пункта 98 настоящей Инструкции.

54. Хранение должно осуществляться в надежно запираемых шкафах, металлических ящиках, сейфах либо иных местах обеспечивающих надежную защиту от несанкционированного доступа к документу.

55. Шкафы, металлические ящики, сейфы, в которых хранятся документы в нерабочее время, должны закрываться на замок и опечатываться способом, обеспечивающим визуальное обнаружение при несанкционированном вскрытии.

56. Исполненные документы группируются в отдельные дела. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф ограничения доступа. Порядок формирования дела осуществляется по правилам общего делопроизводства Администрации города с учетом требований настоящей Инструкции.

57. Все дела с документами должны иметь внутренние описи документов, листы — нумерацию.

58. Отобранные к уничтожению документы, не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, оформляются актом.

Исключительное право уничтожения документов имеет постоянно действующая экспертная комиссия Администрации города.

59. Материалы ограниченного доступа уничтожаются путем измельчения, исключающего возможность восстановления текста.

60. В случае выявления факта утраты, несанкционированного уничтожении документа, а также при попытке исполнителя оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы (черновики, проекты) документов, проводится служебная проверка в соответствии с разделом XI настоящей Инструкции.

На утраченные и/или несанкционированно уничтоженные документы составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные формы, предусмотренные настоящей Инструкцией.

VI. Экспертиза ценности служебных документов ограниченного доступа

61. Экспертиза ценности документов проводится в целях уточнения или определения сроков хранения, отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения либо уничтожения. Проведение такой экспертизы возлагается на постоянно действующую экспертную комиссию Администрации города (далее — Комиссии), которая создается в отделе специальных мероприятий Администрации города (в структурных подразделениях, с правами юридических лиц, самостоятельно создаются Экспертные комиссии для экспертизы ценности служебных документов ограниченного доступа).

62. Экспертизой ценности должны быть охвачены все дела и документы.

К проведению экспертизы ценности конкретного дела или документа привлекаются должностные лица, имеющие доступ к данному делу, либо документу.

63. Критериями оценки документов являются актуальность содержания документа, место и время издания, внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие пометок, физическое состояние).

64. Результаты работы Комиссии оформляются решением, которое утверждается должностным лицом. Форма решения Комиссии об уничтожении документальных материалов указана в приложении N 9 настоящей Инструкции.

65. На основании решения Комиссии, составляется акт об уничтожении документов и дел, по форме согласно приложению N 10 к настоящей Инструкции.

В акт об уничтожении документов и дел включаются дела и документы, срок хранения которых истек к 01 января года, следующего за истекшим годом хранения (например, законченные в 2012 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который составляться не ранее чем 01 января 2016 года).

66. На основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство, осуществляет:

66.1. уничтожение отобранных документов;

66.2. внесение необходимых отметок о движении документов в установленных настоящей Инструкцией учетных формах.

VII. Снятие ограничений на распространение сведений, составляющих служебную информацию ограниченного доступа

67. Основаниями для снятия ограничений на распространение сведений, составляющих служебную информацию ограниченного доступа, являются:

67.1. взятие на себя Российской Федерацией международных обязательств по открытому обмену сведениями, которые к моменту принятия таких обязательств отнесены к сведениям конфиденциального характера;

67.2. наличие вступившего в законную силу судебного решения, содержащего предписание о снятии ограничений на распространение сведений;

67.3. принятие должностным лицом решения о нецелесообразности дальнейшего ограничения распространения сведений;

67.4. получение информации от автора документа о снятии грифа ограничения доступа к документу.

Решение о снятии ограничений на распространение сведений влечет исключение соответствующей категории сведений из Перечня сведений и снятие грифа ограничения доступа с документов, содержащих такие сведения.

68. Должностное лицо вправе снимать с документов гриф ограничения доступа «Для служебного пользования», при наличии оснований предусмотренных пунктом 67 настоящей Инструкции.

Читайте так же:  Отчет по закупкам у единственного поставщика. Отчетность по 44

После снятия грифа ограничения доступа, обработка документа осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации муниципального образования города Салехард, утвержденной постановлением Администрации города Салехарда от 18 июня 2019 года N 1470.

Об изменении делается отметка на самом документе, удостоверяемая визой должностного лица, подписавшего этот документ.

69. Если поступившая служебная информация ограниченного доступа получена Администрацией города в соответствии с компетенцией в установленном законодательством порядке, решение о снятии ограничений по распространению принимается на основании письменного ответа автора документа на запрос о снятии ограничений на распространение данных сведений.

70. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом ограничения доступа «ДСП» не реже 1 раза в год просматриваются, с целью возможного снятия ограничений.

71. При снятии грифа ограничения доступа на документах, а также в соответствующих учетных формах предусмотренных настоящей Инструкцией делаются соответствующие записи и информируются адресаты, которым эти документы направлялись.

VIII. Требования, предъявляемые к объектам информатизации, предназначенным для обработки служебной информации ограниченного доступа

72. Практическую реализацию мер по защите служебной информации ограниченного доступа, обрабатываемой на объектах информатизации Администрации города, осуществляют подразделения по защите информации или отдельные специалисты, назначаемые правовым актом, либо привлекаемые на договорной основе организации, имеющие лицензии на право проведения соответствующих работ (далее — ответственный по защите информации).

73. Объекты информатизации, предназначенные для обработки служебной информации ограниченного доступа Администрации города, должны соответствовать требованиям по технической защите конфиденциальной информации в зависимости от установленного класса защищенности и иметь аттестат соответствия согласно действующему законодательству в области информационной безопасности Российской Федерации.

74. Категорически запрещается:

74.1. обработка и хранение служебной информации ограниченного доступа на неаттестованных автоматизированных рабочих местах (далее — АРМ);

74.2. передача служебной информации ограниченного доступа с использованием информационных систем, информационно-телекоммуникационных сетей (в том числе глобальной сети Интернет), средств вычислительной техники или факсимильной связи, не имеющих аттестата соответствия по требованиям безопасности информации;

74.3. оставлять без контроля АРМ с загруженной служебной информацией ограниченного доступа.

75. Устройства отображения и вывода информации (дисплей, принтер и т.д.) должны располагаться с учетом исключения несанкционированного просмотра и доступа посторонних лиц к выводимой информации.

В случае невозможности выполнения указанных требований должны приниматься компенсирующие организационные и технические меры по исключению несанкционированного доступа к информации.

76. Для обеспечения защиты служебной информации ограниченного доступа в процессе обработки ее на АРМ исполнитель по окончании обработки информации обязан произвести стирание остаточной информации на несъемных носителях (жестких дисках) и в оперативной памяти посредством перезагрузки АРМ.

IX. Порядок использования, учета, хранения и обращения со съемными носителями служебной информации ограниченного доступа

77. Под съемными носителями служебной информации ограниченного доступа (далее — носители информации) понимаются любые гибкие магнитные диски, CD-R(RW), DVD-R(RW), съемные накопители информации большой емкости, съемные пакеты дисков, иные магнитные, оптические или магнитооптические диски и иные съемные устройства.

78. Под использованием учтенных носителей информации понимается их подключение к АРМ с целью обработки и хранения служебной информации ограниченного доступа.

79. Обработка служебной информации ограниченного доступа в электронном виде допустима исключительно на учтенных носителях информации, которые являются собственностью Администрации города и подвергаются регулярной ревизии и контролю ответственным по защите информации.

80. Перед использованием носителей информации, лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство, любым доступным способом проставляет следующие учетные реквизиты на носителе информации: порядковый учетный номер, гриф ограничения доступа «ДСП», номер экземпляра, инвентарный (заводской) номер, а также другие возможные реквизиты, идентифицирующие этот носитель информации.

81. Учет носителей информации должен вестись в журнале учета носителей информации «Для служебного пользования» по форме согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции.

82. Хранение носителей информации должно осуществляться в надежно запираемых шкафах, металлических ящиках, сейфах либо иных местах, обеспечивающих надежную защиту от несанкционированного доступа.

83. Учет, хранение и передача носителей информации в структурные подразделения возлагается на лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство.

84. В структурных подразделениях учет, хранение и выдача носителей информации работникам осуществляется руководителем данного структурного подразделения.

Решение о выдаче носителя информации работникам, принимается руководителем структурного подразделения в случаях:

— необходимости выполнения работником своих должностных обязанностей;

— возникновения у работника служебной необходимости.

85. Факт выдачи, возврата, отправки либо уничтожения носителя информации в обязательном порядке фиксируется в журнале учета носителей информации «Для служебного пользования» (приложение N 11).

86. Носители информации перед их использованием подлежат обязательной проверке на отсутствие вредоносного программного обеспечения.

Такая проверка должна проводиться ежегодно в отношении всех носителей информации, ответственных по защите информации.

87. Носители информации выдаются исполнителям согласно утвержденному Перечню лиц, для исполнения конкретного вида работы на срок определяемый руководителем структурного подразделения.

88. При использовании носителей информации руководители структурных подразделений и исполнители обязаны:

88.1. соблюдать требования настоящей Инструкции;

88.2. использовать носители информации исключительно для выполнения своих служебных обязанностей при работе с документами;

88.3. ставить в известность лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство о любых фактах нарушения установленных требований;

88.4. бережно относится к носителям информации;

88.5. обеспечивать физическую безопасность носителей информации;

88.6. извещать лицо, ответственное за конфиденциальное делопроизводство о факте утраты (кражи) носителей информации;

88.7. предъявлять ответственному по защите информации, числящиеся за ними съемные носители информации для проверки их наличия и комплектности;

88.8. вести учет находящихся у них носителей информации.

89. При использовании носителей информации запрещено:

89.1. использовать носители информации в личных целях;

89.2. передавать носители информации посторонним лицам, не имеющим допуска к работе со служебной информацией ограниченного доступа;

89.3. хранить носители информации вместе с носителями открытой информации, на рабочих столах либо оставлять их без присмотра или передавать на хранение другим лицам;

89.4. выносить носители информации из служебных помещений для работы с ними на дому либо в других помещениях (местах);

89.5. уничтожать учтенные носители информации.

90. При отправке или передаче информации, на носитель информации записывается только предназначенные адресатам информация.

Отправка внешним адресатам служебной информации ограниченного доступа должна осуществляться на компакт-дисках (CD-R(RW), DVD-R(RW)) в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

91. Вынос информации для непосредственной передачи адресату осуществляется только с письменной резолюции должностного лица.

92. При увольнении, а также в случае планируемого отсутствия (отпуск, командировка) все носители информации должны возвращаться руководителю структурного подразделения (исполняющему обязанности руководителя), с соответствующими отметками в журнале учета носителей информации «Для служебного пользования» (приложение N 11).

93. Носители информации, пришедшие в негодность или отслужившие установленный срок, подлежат уничтожению.

Уничтожение носителей информации осуществляется Комиссией.

В результате уничтожения информации на носителях информации и/или носителей информации составляется акт по форме согласно приложению N 12 к настоящей Инструкции.

94. В случае выявления факта несанкционированного (нецелевого) использования, утраты или уничтожения носителя информации, работник обязан незамедлительно поставить в известность руководителя своего структурного подразделения и ответственного по защите информации.

95. В случае выявления факта утраты, несанкционированного уничтожении носителя информации, а также при попытке исполнителя оставить в своем распоряжении носитель информации, проводится служебная проверка в соответствии с разделом XI настоящей Инструкции.

На утраченные и\или несанкционированно уничтоженные носители информации составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные формы, предусмотренные настоящей Инструкцией.

X. Обеспечение сохранности и сверка наличия документов содержащих служебную информацию ограниченного доступа

96. Документы выдаются руководителем структурного подразделения и находятся у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения требований настоящей Инструкции.

97. Исполненные документы и их приложения подлежат возврату в тот же день. Запись о выдаче документа и последующем его возврате производится в соответствующих учетных формах, предусмотренных настоящей Инструкцией.

98. К рабочему месту предъявляются следующие требования:

98.1. каждый исполнитель должен быть обеспечен сейфом (либо запирающимся шкафом/ящиком) или отдельной ячейкой в сейфе (запирающимся шкафу/ящике) структурного подразделения для хранения документов и номерной металлической печатью. При этом применяется опечатывающий материал, оттиск которого невозможно снять либо восстановить в оригинальном виде;

98.2. рабочее место исполнителя должно быть размещено таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе (мониторе АРМ) документов посторонними лицами, не имеющими к ним отношения;

98.3. на рабочем столе должен находиться только те материалы ограниченного доступа с грифом «Для служебного пользования», с которыми в данный момент работает исполнитель;

98.4. по окончании рабочего дня, места хранения документов и помещения, в которых обрабатывается служебная информация ограниченного доступа, должны запираться на ключ и опечатываться номерной металлической печатью.

99. Если на рабочее место руководителя структурного подразделения или исполнителя не удовлетворяют требованиям пункта 98 настоящей Инструкции, то ознакомление с документами и их исполнение осуществляются в специально оборудованных для этих целей местах, отвечающих предъявляемым настоящей Инструкцией требованиям.

100. Руководителями структурных подразделений и исполнителям категорически запрещается:

100.1. использовать служебную информацию ограниченного доступа в публикациях, открытых документах, служебных докладах и переписке, выставочных проспектах и информационных сообщениях и т.п.;

100.2. передавать посторонним лицам устно или письменно служебную информацию ограниченного доступа, если это не связано с исполнением должностных обязанностей и не санкционировано должностным лицом в письменной форме;

100.3. вести служебные переговоры, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, по незащищенным линиям связи, в незащищенных помещениях, в присутствии посторонних лиц;

100.4. снимать копии с документов, делать из них выписки или осуществлять фото-/видео- съемку, без письменного разрешения должностного лица;

100.5. знакомиться с документами, делами и базами данных содержащими сведения ограниченного доступа других работников;

100.6. разглашать сведения о личных идентифицирующих паролях, системе защиты информации и о местах хранения сведений ограниченного доступа и носителей информации, а также об известных элементах обеспечения информационной безопасности Администрации города;

100.7. самостоятельно производить уничтожение документов.

101. Проверка наличия документов и их копий проводится не реже одного раза в год Комиссией.

Результаты проверки оформляются протоколами, копии которых ежегодно до 01 марта, направляются в отдел специальных мероприятий Администрации города.

102. Описательная часть протокола проверки наличия документов должна раскрывать информацию следующего содержания:

102.1. данные о руководителе структурного подразделения и о количестве работников структурного подразделения допущенных к сведениям ограниченного доступа, в котором проводилась проверка (реквизиты правового акта о допуске указанных лиц);

102.2. количество и фактическое наличие за проверяемый период поступивших, направленных и внутренних документов;

102.3. наличие и качество оформления учетных форм, предусмотренных настоящей Инструкцией;

102.4. соответствие имеющихся условий для обработки документов (исполнение требований пункта 98 настоящей Инструкции);

102.5. выявленные факты утраты документов и их копий, либо разглашения служебной информации ограниченного доступа.

103. В архиве структурного подразделения проверка наличия документов в делах проводится не реже одного раза в пять лет.

104. В случае ликвидации (реорганизации) структурного подразделения решение о дальнейшем использовании (передаче, уничтожении) служебной информации ограниченного доступа и носителей информации принимает Комиссия с привлечением работника отдела специальных мероприятий Администрации города (по согласованию).

XI. Основания и порядок проведения служебной проверки

105. Основанием для проведения служебной проверки является нарушение положений настоящей Инструкции, в том числе разглашение служебной информации ограниченного доступа; утрата или уничтожение документов, носителей информации; несанкционированный доступ к документам и носителям информации; нецелевое использование носителей информации и т.д.

106. Работник, совершивший нарушение либо получивший информацию о факте нарушения положений настоящей Инструкции, обязан незамедлительно в устной форме и в форме служебной записки поставить в известность о нарушении руководителя своего структурного подразделения и лицо, ответственное за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа.

107. При получении информации о нарушении, лицо, ответственное за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа инициирует проведение служебной проверки в отношении допустившего нарушение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами Администрации города.

108. Срок проведения служебной проверки не может превышать 30 календарных дней.

109. Результаты служебной проверки докладываются в форме письменного заключения должностному лицу, который организует принятие мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению нарушения.

110. По завершении служебной проверки лицо, ответственное за руководство работами по защите служебной информации ограниченного доступа в течение 10 дней направляет информацию в отдел специальных мероприятий Администрации города информацию о результатах служебной проверки и принятых мерах по устранению причин и условий, способствовавших совершению нарушения, для проведения анализа и принятия дальнейших решений на основании нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность в области информационной безопасности.

XII. Заключительные положения

111. Персональную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкцией, а также за использование неучтенных носителей информации несет исполнитель, непосредственно осуществивший указанные действия и/или руководитель структурного подразделения, давший указание на осуществление указанного действия.

112. Факт разглашения, утраты документов и утрата носителей информации, при проведении служебной проверки должен расцениваться как предпосылка к распространению служебной информации ограниченного доступа, что является грубым нарушением требований настоящей Инструкции и действующего законодательства Российской Федерации.

Приложение N 1. ОБЯЗАТЕЛЬСТВО о неразглашении служебной информации ограниченного доступа

Приложение N 1
к Инструкции о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа в Администрации
муниципального образования город Салехард

(должность, фамилия И.О.

подразделение, Фамилия И.О.)

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО о неразглашении служебной информации ограниченного доступа

(Фамилия, Имя, Отчество)

оформляясь на работу

(наименование структурного подразделения)

Администрации муниципального образования город Салехард, обязуюсь:

— хранить в тайне и не разглашать служебную информацию ограниченного

доступа, полученную мной при исполнении моих служебных (трудовых)

— беспрекословно и аккуратно соблюдать установленный в Администрации

муниципального образования город Салехард порядок работы со служебной

информацией ограниченного доступа, требования муниципальных правовых актов,

положений, инструкции и иных документов в сфере защиты информации;

— не использовать средства вычислительной техники, информационные

системы и служебную информацию ограниченного доступа в целях, напрямую не

связанных с исполнением моих должностных обязанностей;

— пресекать действия других лиц, направленных на получение доступа

и/или разглашение служебной информации ограниченного доступа;

— в случае попытки посторонних лиц получить от меня служебную

информацию ограниченного доступа, немедленно сообщить своему

непосредственному начальнику и

служебной информации ограниченного доступа)

— обеспечить надежное хранение и использование полученных для работы

документов содержащих служебную информацию ограниченного доступа и учтенных

носителей информации с грифом «Для служебного пользования» исключительно в

— выполнять требования по защите информации при ее обработке на

средствах вычислительной техники. Обо всех фактах и попытках

несанкционированного доступа к служебной информации ограниченного доступа,

ее утечки и разрушения незамедлительно сообщать своему непосредственному

начальнику и _____________________________________________________________;

(должность ответственного за руководство работами по защите

— исключить возможность ознакомления со служебной информацией

ограниченного доступа другими лицами, в том числе допущенными, но не

имеющими к обработке такой информации прямого отношения;

— знакомить со служебной информацией ограниченного доступа других лиц и

представителей организаций, исключительно по письменному поручению

(должность представителя нанимателя)

Я предупрежден(а), о том что за разглашение служебной информации

ограниченного доступа, утрату документов содержащих служебную информацию

ограниченного доступа, учтенных носителей с грифом «Для служебного

пользования», я буду привлечен к ответственности в соответствии с

действующим законодательством Российской Федерации.

После моего увольнения, я также обязуюсь неукоснительно соблюдать

настоящее обязательство, и в случае его нарушения, нести ответственность в

соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

(дата) (подпись, И.О. Фамилия)

ФОРМА ОБЯЗАТЕЛЬСТВА О НЕРАЗГЛАШЕНИИ СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА

Приложение N 2. ЖУРНАЛ учета исходящих (подготовленных) документов «Для служебного пользования»

Приложение N 2
к Инструкции о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного доступа в Администрации
муниципального образования город Салехард

(наименование структурного подразделения)

(1 страница развернутого лица)

Порядковый номер и гриф

Вид и краткое содержание

Подразделение и фамилия исполнителя

Листов черновика и инв. N жесткого диска в АРМ

Регистрационный номер машинописного бюро

Расписка исполнителя в получении отпечатанного документа с черновиком, дата

Расписка в получении от исполнителя документа с черновиком, дата

admin